Zusammenarbeit mit der Treuhand

1. Zwei Arten der Zusammenarbeit

Bevor Sie loslegen, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin, wie viel sie übernimmt. In der Praxis gibt es zwei Modelle – Finito unterstützt beide, und Sie können jederzeit wechseln.

Die Aufgabenteilung in diesem Artikel folgt Modell A. Bei Modell B wandert das Verbuchen (Abschnitt 4, Schritt 3) zur Firma; alles andere bleibt gleich.

2. Der Start: einmal sauber aufsetzen

Der beste Zeitpunkt für den Start ist der Beginn eines Geschäftsjahres. Dann übernimmt die Treuhand nur die Schlussbilanz des Vorjahres, und alle Buchungen des neuen Jahres entstehen in Finito.

Schritt 1 und 2: Firma und Treuhand verbinden

1. Die Treuhand schickt der Firma ihre Finito-ID (zu finden unter Meine Mandanten → Freigaben).
2. Die Firma öffnet Meine Mandanten, klickt auf «Partner hinzufügen» und trägt die Finito-ID der Treuhand ein.
3. Bei der Treuhand erscheint ein violettes Band mit der Anfrage. Sie klickt auf «Annehmen».
4. Die Firma schaltet im Register Freigaben den Schalter «Impersonieren» ein. Erst damit darf die Treuhand in die Organisation der Firma wechseln und dort arbeiten.

Mandanten-Zugang oder eigener Benutzer?

Es gibt zwei Wege, wie Ihre Treuhänderin in Finito arbeiten kann:

Schritt 3 bis 5: Kontenplan, Eröffnung, Regeln – Sache der Treuhand

Diese Grundlagen legt die Treuhand fest, bevor die erste Buchung entsteht. Ein Kontenplan, der nachträglich umgebaut wird, zieht Umbuchungen nach sich.

• Kontenplan, Geschäftsjahr und MWST-Methode im Einrichtungs-Assistenten unter Buchhaltung → Einrichtung. Übernehmen Sie die Kontonummern, mit denen die Treuhand bisher gearbeitet hat – siehe Kontenplan und MWST-Abrechnungsmethode.
• Eröffnungsbilanz: Die Firma liefert die Schlussbilanz des Vorjahres, die Treuhand bucht sie im Assistenten als Eröffnung – siehe Umstieg mit bestehender Firma.
• Buchungsanweisungen für die KI: Die Treuhand schreibt ihre Regeln in Klartext auf. Die KI berücksichtigt sie bei jedem Beleg – damit die Vorschläge von Anfang an auf die richtigen Konten zeigen.

Schritt 6 und 7: Bank und Lohn – Sache der Firma

Die Firma legt ihre Bankkonten an, erfasst die Mitarbeitenden mit ihren Lohndaten und importiert den ersten Bankauszug. Den ersten Monat gehen Firma und Treuhand am besten gemeinsam durch: Stimmen die Vorschläge? Fehlen Konten? Danach wird es Routine.

3. Wer macht was – die Übersicht

Die Tabelle ist eine bewährte Aufteilung für Modell A. Passen Sie sie mit Ihrer Treuhänderin an und halten Sie fest, was abweicht – dann weiss jede Seite, worauf die andere wartet.

Firma  Treuhand  = zuständig; in Klammern, wer mitwirkt.

4. Der Monatsablauf

So sieht ein typischer Monat aus. Durchgezogene Pfeile laufen in Finito automatisch, gestrichelte sind Übergaben zwischen Firma und Treuhand.

1. Laufend – Belege erfassen (Firma). Quittungen fotografieren Sie direkt mit dem Handy, Rechnungen laden Sie als PDF unter Ausgaben hoch. Die KI liest Betrag, Datum, Lieferant und MWST aus und schlägt ein Konto vor – siehe Ausgaben erfassen.
2. Anfang Folgemonat – Bankauszug importieren (Firma). Laden Sie den CAMT-Auszug des Vormonats aus dem E-Banking herunter und ziehen Sie ihn unter Workflows → Import hinein. Finito ordnet die Zahlungen den Rechnungen und Belegen zu und schlägt für den Rest eine Buchung vor – siehe Kontoauszug importieren.
3. Bis Mitte Folgemonat – prüfen und verbuchen (Treuhand). Die Treuhand geht die Vorschläge durch, korrigiert, wo nötig, und verbucht. Zahlungen ohne Beleg landen im Register Fehlende Belege.
4. Rückfragen klären (beide). Statt per E-Mail fragt die Treuhand direkt am Beleg nach (Abschnitt 5). Die Firma antwortet dort oder lädt den fehlenden Beleg nach.
5. Etwa am 20. – Lohn (Treuhand, Firma gibt frei). Die Firma meldet Änderungen, die Treuhand rechnet den Lohnlauf, verschickt die Lohnabrechnungen und erstellt die Auszahlungsdatei. Die Firma lädt sie ins E-Banking und gibt die Zahlung frei. Beim Abschliessen der Periode bucht Finito die Lohnkosten automatisch – siehe Lohnbuchhaltung.
6. Monatsende – abstimmen (Treuhand). Der Saldo des Bankkontos im Kontoblatt muss dem Bankauszug entsprechen, und im Journal sollten keine Entwürfe mehr offen sein. Erst dann ist der Monat fertig.

5. Rückfragen ohne E-Mail-Pingpong

Die meisten Rückfragen der Treuhand drehen sich um einen konkreten Beleg oder eine konkrete Zahlung. Klären Sie sie dort, wo sie entstehen – dann bleibt die Antwort beim Beleg und ist auch bei der Revision noch nachvollziehbar.

6. Briefe und Dokumente austauschen: der Dateibereich

Nicht alles, was die Treuhand wissen muss, ist ein Beleg. Die Firma erhält Post von der ESTV, der Ausgleichskasse, der Steuerverwaltung, der Bank oder den Versicherungen, schliesst Verträge ab und stellt Mitarbeitende ein. Statt solche Unterlagen zu mailen oder in einen Ordner für den nächsten Termin zu legen, scannen Sie sie in den Dateibereich von Finito. Die Treuhand sieht sie dort, sobald sie bei Ihnen arbeitet – und umgekehrt legt sie ihre Unterlagen für Sie am selben Ort ab.

Bewährt hat sich ein gemeinsamer Ordner «Treuhand» mit festen Unterordnern:

• Fotografieren genügt. Auf dem Handy öffnen Sie Dateien, wechseln in den Ordner und laden das Foto oder PDF direkt hoch. Ein sprechender Dateiname («2026-10-08 ESTV Einschätzungsmitteilung Q2.pdf») erspart der Treuhand das Öffnen jeder Datei.
• Belege gehören nicht hierher. Rechnungen und Quittungen, die gebucht werden sollen, laden Sie unter Ausgaben hoch – nur dort liest die KI sie aus und hängt sie an die Buchung. Der Dateibereich ist für alles, was die Treuhand lesen, aber nicht buchen muss.
• Dringendes zusätzlich ansprechen. Eine neue Datei löst bei der Treuhand keinen Hinweis aus. Vereinbaren Sie, dass sie den Ordner «01 Eingang» bei jedem Monatsdurchgang ansieht; bei Fristen – etwa einer Einsprachefrist von 30 Tagen – geben Sie ihr zusätzlich direkt Bescheid.
• Lohnabrechnungen liegen schon da. Beim Abschliessen einer Lohnperiode legt Finito jede Lohnabrechnung automatisch unter Dateien → payslips ab. Der Ordner ist vertraulich und nur für Benutzer mit Zugriff auf die Lohnbuchhaltung sichtbar – siehe Lohnbuchhaltung.

7. Wer hat was gebucht?

Wenn zwei Parteien in derselben Buchhaltung arbeiten, muss jederzeit klar sein, von wem eine Buchung stammt. Finito hält das für jede Buchung fest – auch dann, wenn die Treuhand über den Mandanten-Zugang arbeitet: Es erscheint ihr eigener Name, nicht derjenige der Firma.

• Verbucht ist verbucht. Eine verbuchte Buchung lässt sich weder ändern noch löschen. Korrigiert wird per Storno: Finito bucht die Gegenbuchung, beide bleiben sichtbar. Das gilt für Firma und Treuhand gleichermassen.
• Entwürfe sind die Arbeitsablage. Bei Modell B lässt die Firma unsichere Buchungen als Entwurf stehen; die Treuhand prüft und verbucht sie. Entwürfe wirken sich auf keine Auswertung aus.
• Gleichzeitig buchen ist kein Problem. Die Belegnummern bleiben lückenlos, auch wenn mehrere Personen zur selben Zeit verbuchen.
• Wer hat zuletzt was geändert? Das Aktivitätsprotokoll zeigt alle Änderungen in der Organisation, filterbar nach Person.

8. Das Jahr im Überblick

Neben dem Monatsrhythmus gibt es Termine, die nur einmal pro Quartal oder Jahr anfallen. Das Beispiel zeigt ein Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr mit quartalsweiser MWST und aktiver Lohnbuchhaltung.

9. Jahresende und Abschluss

Am Jahresende kehrt sich die Richtung kurz um: Die Firma liefert Informationen, die nur sie kennt, und die Treuhand macht daraus den Abschluss.

1. Firma (Dezember/Januar): Inventar per 31.12., angefangene Arbeiten, offene Kunden- und Lieferantenrechnungen, grössere Anschaffungen und private Bezüge melden – am einfachsten als Dateien im Ordner Treuhand → 03 Jahresabschluss (Abschnitt 6).
2. Treuhand (Januar bis März): Abschlussbuchungen wie Abschreibungen, Abgrenzungen und Rückstellungen als manuelle Buchung erfassen. Bilanz, Erfolgsrechnung und Kontoblätter lassen sich dabei per beliebigem Stichtag ausgeben – siehe Bilanz und Erfolgsrechnung.
3. Gemeinsam: Die Treuhand bespricht den Abschluss mit der Firma, die Firma gibt ihn frei.
4. Treuhand: Erst jetzt schliesst sie das Geschäftsjahr unter Jahresabschluss ab. Finito trägt die Saldi ins neue Jahr vor und sperrt das alte gegen jede weitere Buchung.

Was die Treuhand für den handelsrechtlichen Abschluss und die Steuererklärung ausserhalb von Finito braucht – Exporte, Abacus-Datei, Kontoblätter mit Belegen –, beschreibt Buchhaltung an die Treuhand übergeben.

10. Häufige Fragen

• Sieht die Treuhand alles in unserer Organisation? Mit eingeschaltetem «Impersonieren» arbeitet sie in Ihrer Organisation wie ein eigener Benutzer. Den Zugriff stoppen Sie jederzeit im Register Freigaben mit dem Schalter «Ist aktiv» – die Verbindung bleibt dabei erhalten.
• Wer importiert den Bankauszug, wenn die Treuhand keinen E-Banking-Zugang hat? Die Firma. Hat die Treuhand Lesezugriff aufs E-Banking, kann sie den Auszug auch selbst holen und importieren – vereinbaren Sie, wer es macht, damit es nicht doppelt passiert.
• Die Treuhand hat eine unserer Buchungen falsch gefunden – was nun? Sie storniert sie und bucht neu. Original und Storno bleiben sichtbar; das ist so gewollt und gehört zu einer ordnungsgemässen Buchführung.
• Wir haben während des Jahres gewechselt – geht das? Ja, aber die Treuhand muss zusätzlich die unterjährigen Salden per Stichtag übernehmen. Besprechen Sie das vorab – siehe Umstieg mit bestehender Firma.
• Können wir den Kontenplan später noch ändern? Konten ergänzen und umbenennen geht jederzeit, Änderungen werden protokolliert. Bestehende Buchungen wandern dabei aber nicht mit – grössere Umbauten deshalb immer mit der Treuhand und am besten zum Jahreswechsel.