Belege mit teilweiser MWST buchen
Nicht jeder Beleg trägt einen einzigen Steuersatz. Eine Notariatsrechnung stellt die Beurkundungsgebühr mit 8.1 % MWST in Rechnung, die Grundbuchgebühren daneben aber ohne – und die Bank zeigt für beides nur einen einzigen Betrag. Diese Anleitung zeigt, wie Sie solche Belege in Finito erfassen, sodass die Vorsteuer exakt auf dem steuerbaren Teil landet.
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1. Warum ein solcher Beleg nicht «einfach so» gebucht werden kann
Bei einer normalen Buchung ordnen Sie der Zahlung ein Konto und einen MWST-Code zu; Finito spaltet die Vorsteuer dann automatisch vom Bruttobetrag ab. Das funktioniert nur, solange der ganze Betrag demselben Steuersatz unterliegt.
Trägt der Beleg gemischte Positionen, führt ein einzelner MWST-Code zwangsläufig zu einem falschen Ergebnis: Er würde Vorsteuer auch auf dem befreiten Teil geltend machen. Genau dafür gibt es in Finito die Aufteilung – eine Buchung, die den Betrag auf mehrere Positionen verteilt, jede mit eigenem Konto und eigener MWST-Behandlung.
Das Beispiel
Eine Rechnung des Notariats- und Grundbuchamts über CHF 1'097.15, davon CHF 696.75 zu Ihren Lasten. Auf dem Kontoauszug erscheint eine einzige Belastung:
| Position | Betrag brutto | MWST |
|---|---|---|
| Notarielle Gebühren (Beurkundung, Schuldbrief) | 356.75 | 8.1 % – CHF 26.75 ausgewiesen |
| Grundbuchamtliche Gebühren und Auslagen | 340.00 | ohne MWST |
| Total (Belastung auf dem Konto) | 696.75 | CHF 26.75 |
Rechnen Sie die MWST nicht aus dem Gesamtbetrag heraus. 8.1 % von CHF 696.75 ergäben CHF 52.20 – fast das Doppelte des tatsächlich in Rechnung gestellten Betrags. Abziehbar ist ausschliesslich die auf dem Beleg ausgewiesene Vorsteuer.
2. Eine Bankbuchung aufteilen – Schritt für Schritt
Der übliche Weg führt über die Buchhaltungs-Pipeline, also über den importierten Kontoauszug (siehe Kontoauszug importieren).
- Öffnen Sie Buchhaltung → Pipeline und klicken Sie auf die Zeile, die Sie buchen möchten – im Beispiel die Belastung über CHF 696.75.
- Falls der Beleg noch fehlt, laden Sie ihn zuerst über «Beleg hochladen» hoch. Finito legt daraus eine Ausgabe an und verknüpft sie mit der Bankbuchung.
- Wechseln Sie im Dialog oben von «Ein Konto» auf «Aufteilen».
- Erfassen Sie die erste Position: Konto, Betrag brutto (356.75), MWST-Code (VST81 – Vorsteuer 8.1 %) und optional eine Bezeichnung.
- Klicken Sie auf «Position hinzufügen» und erfassen Sie die zweite Position: Konto, Betrag 340.00, MWST-Code «Keine MWST».
- Prüfen Sie unten die Summe der Positionen. Sobald sie dem Betrag der Bankbuchung entspricht, wird sie grün und die Aufteilung lässt sich speichern.
- «Aufteilung speichern», danach «Buchung verbuchen».
Fehlt noch ein Restbetrag, zeigt Finito ihn unterhalb der Summe an. Ein Klick darauf schlägt ihn der letzten Position zu – praktisch, wenn Sie den Rest nicht von Hand ausrechnen möchten.
3. Wenn der Beleg eine andere MWST ausweist
Aussteller runden pro Rechnungszeile und addieren erst danach. Deshalb weicht der auf dem Beleg gedruckte MWST-Betrag manchmal um ein paar Rappen von dem ab, was der Steuersatz rechnerisch ergibt. In unserem Beispiel:
| Berechnung | MWST |
|---|---|
| 8.1 % aus CHF 356.75 herausgerechnet | 26.73 |
| Auf der Rechnung ausgewiesen | 26.75 |
Abzugsfähig ist der ausgewiesene Betrag. Tragen Sie ihn deshalb im Feld «MWST gemäss Beleg» der betreffenden Position ein – Finito bucht dann genau diesen Wert als Vorsteuer und den Rest als Aufwand. Lassen Sie das Feld leer, wenn der Beleg keine Abweichung zeigt; dann rechnet Finito selbst.
4. Was Finito daraus bucht
Aus der Aufteilung entsteht eine Buchung mit mehreren Zeilen. Die Zahlung bildet die Gegenseite, jede Position ihre eigene Aufwandzeile, und die Vorsteuer erhält eine eigene Zeile:
| Konto | Kontoname | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 6570 | Rechts- und Beratungsaufwand (netto) | 330.00 | |
| 1170 | Vorsteuer (MWST-Code VST81) | 26.75 | |
| 6500 | Gebühren und Abgaben (ohne MWST) | 340.00 | |
| 1020 | Bankkonto | 696.75 |
→ Soll = Haben = 696.75; die Vorsteuer steht separat und ist damit rückforderbar.
Die goldene Regel: Der MWST-Code gehört immer auf die Zeile, die die Steuer selbst bucht (1170 Vorsteuer bzw. 2200 Umsatzsteuer) – nie auf die Bruttozeile. Die MWST-Abrechnung summiert genau die Zeilen mit MWST-Code; ein Code auf einer Bruttozeile würde die Abrechnung massiv verfälschen. Bei der Aufteilung übernimmt Finito das für Sie.
5. Ohne Bankbuchung: von Hand im Buchungsjournal
Liegt kein importierter Kontoauszug vor, erfassen Sie denselben Buchungssatz direkt unter Buchhaltung → Buchungsjournal → «Neuer Buchungssatz» (siehe Manuelles Buchen).
- Erfassen Sie je Steuersatz eine Nettozeile auf dem passenden Aufwandkonto.
- Fügen Sie eine Zeile auf 1170 Vorsteuer hinzu und wählen Sie in der Spalte MWST-Code den passenden Code (z. B. VST81).
- Buchen Sie den gesamten Zahlungsbetrag im Haben auf das Bankkonto.
- Erst wenn Soll = Haben ist, lässt sich der Buchungssatz verbuchen.
Ein bereits verbuchter Buchungssatz lässt sich nicht mehr ändern. Haben Sie die MWST falsch abgegrenzt, stornieren Sie die Buchung und erfassen Sie sie neu.
6. Typische Fälle für eine Aufteilung
| Beleg | Warum aufteilen? |
|---|---|
| Notariat, Grundbuchamt, Handelsregister | Honorare mit MWST, amtliche Gebühren und Auslagen ohne. |
| Hotelrechnung | Beherbergung 3.8 %, Restauration 8.1 %, Kurtaxe ohne MWST. |
| Versicherungs- und Bankbelege | Prämien sind von der MWST ausgenommen, Dienstleistungen daneben nicht. |
| Sammelrechnung eines Lieferanten | Positionen betreffen mehrere Aufwandkonten oder Projekte. |
| Zahlung deckt mehrere Rechnungen | Eine Überweisung, mehrere Belege – je Beleg eine Position. |
7. Tipps & häufige Fehler
- Immer Bruttobeträge erfassen. Tragen Sie die Zahlen so ein, wie sie auf dem Beleg stehen. Die Netto-/MWST-Aufteilung übernimmt Finito und zeigt sie unter jeder Position an.
- Die Summe muss stimmen. Die Positionen müssen exakt dem Betrag der Bankbuchung entsprechen – sonst wäre die Buchung nicht ausgeglichen. Finito verweigert das Speichern und zeigt die Differenz an.
- Kein MWST-Code ohne Belegausweis. Vorsteuer ist nur abziehbar, wenn der Beleg die MWST ausweist. Fehlt der Ausweis, wählen Sie «Keine MWST».
- Konten vorbereiten. Fehlt ein passendes Aufwandkonto, ergänzen Sie es vorher unter Einstellungen → Kontierung (siehe Kontenplan).
- Kontrolle in der Abrechnung. Prüfen Sie nach dem Verbuchen die MWST-Abrechnung: Dort erscheint nur der Vorsteuerbetrag, nicht der Bruttobetrag des Belegs.
8. Automatisch buchen lassen
Dieselbe Aufteilung lässt sich auch über die REST-API erfassen – etwa durch einen Assistenten, der fotografierte Belege ausliest und verbucht. Die Endpunkte sind im Bereich Accounting der Swagger-Oberfläche dokumentiert; wie Sie einen API-Schlüssel erstellen, steht unter REST-API und Swagger-Dokumentation.