Buchhaltung an die Treuhand übergeben
Den handelsrechtlichen Jahresabschluss erstellt in den meisten Schweizer KMU die Treuhänderin – Finito führt die laufende Buchhaltung und liefert ihr die Grundlagen. Dieser Artikel zeigt, was Sie übergeben, in welchem Format, und wie Finito die Anforderungen an eine ordnungsgemässe Buchführung erfüllt. Am Schluss steht ehrlich, was Finito heute nicht leistet – damit Sie und Ihre Treuhänderin die Aufgaben sauber aufteilen können.
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1. Die Übergabe-Checkliste
Arbeiten Sie die folgenden Punkte in dieser Reihenfolge ab. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf – erst wenn alles gebucht ist, stimmen die Auswertungen.
- Alle Belege erfasst? Arbeiten Sie Fehlende Belege leer. Zu jeder Ausgabe muss ein Beleg vorliegen – das ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und für die Anerkennung des Aufwands.
- Keine Entwürfe mehr offen? Filtern Sie die Journal-Übersicht auf den Status Entwurf. Entwürfe wirken sich auf keine Auswertung aus und fehlen sonst in Bilanz, Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnung.
- Bank- und Kassenkonten abgestimmt. Vergleichen Sie im Kontoblatt den Schlusssaldo von 1020 und 1000 mit dem Bankauszug bzw. dem Kassensturz per Stichtag.
- Saldobilanz kontrollieren. Öffnen Sie die Saldobilanz und prüfen Sie die Prüfsumme sowie auffällige Kontosalden – etwa ein Aufwandkonto im Haben oder ein Debitorenkonto mit Habensaldo.
- MWST-Abrechnungen abgestimmt. Der Saldo des MWST-Kontos sollte den noch nicht bezahlten Abrechnungsperioden entsprechen (siehe MWST-Abrechnung).
- Unterlagen exportieren (Abschnitt 2) und der Treuhänderin übergeben – oder ihr einen eigenen Zugang einrichten (Abschnitt 3).
Schliessen Sie das Geschäftsjahr erst nach der Freigabe durch die Treuhand ab. Die Abschlussbuchungen – Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen, Privatanteile – gehören noch in das alte Jahr. Ein Abschluss sperrt die Periode endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen.
2. Was Finito exportiert
Finito gibt die Buchhaltung in vier Formaten aus. Welches Ihre Treuhänderin bevorzugt, fragen Sie am besten vorab – wer mit Abacus arbeitet, will den AbaConnect-Export, alle anderen meist die PDF.
| Was | Wo in Finito | Format |
|---|---|---|
| Buchungen zur Weiterverarbeitung | Journalbuchungen → Download-Symbol | AbaConnect-XML (Abacus FIBU), inkl. Zuordnung Ihrer MWST-Codes auf die Abacus-Nummern |
| Kontoauszug je Konto, auf Wunsch mit den Belegen im selben Dokument | Kontoblatt → PDF-Symbol | |
| Bilanz | Bilanz → «PDF herunterladen» | |
| MWST-Abrechnung je Periode | MWST-Abrechnung → PDF-Symbol | PDF mit Beträgen je MWST-Code und Hinweis auf die ESTV-Ziffern |
Das Kontoblatt-PDF mit Belegen ist für die Revision besonders praktisch: Es enthält den Kontoauszug im gewohnten Aufbau und direkt dahinter die Belege der gebuchten Ausgaben – ein einziges Dokument statt Auszug plus Belegordner. Details unter Kontoblatt.
Für eine laufende Anbindung statt Dateiversand steht die API-Schnittstelle zur Verfügung: Journal, Saldobilanz, Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoblatt und MWST-Abrechnung sind alle als Endpunkte abrufbar.
3. Der Treuhand einen eigenen Zugang geben
Statt Dateien hin- und herzuschicken, können Sie Ihre Treuhänderin direkt in Finito arbeiten lassen. Sie sieht dann immer den aktuellen Stand und kann Korrekturen selbst buchen.
- Als Benutzerin in Ihrer Organisation: Laden Sie sie ein und vergeben Sie eine Rolle mit Buchhaltungsrechten – siehe Benutzer & Rollen.
- Als Treuhandpartner mit mehreren Mandanten: Arbeitet Ihre Treuhänderin selbst mit Finito, kann sie Ihre Organisation als Mandant führen und zwischen ihren Mandanten wechseln – siehe Mandanten & Partner.
Jede Buchung hält fest, wer sie erfasst und wer sie verbucht hat. Wenn die Treuhand mitbucht, bleibt damit nachvollziehbar, welche Buchungen von Ihnen und welche von ihr stammen (siehe Abschnitt 4).
4. Warum die Buchhaltung nachvollziehbar bleibt
Das Obligationenrecht (Art. 957a OR) und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangen eine vollständige, wahrheitsgetreue und nachprüfbare Buchführung: Eine einmal verbuchte Buchung darf nicht spurlos verschwinden. Finito setzt das so um:
| Anforderung | Umsetzung in Finito |
|---|---|
| Lückenlose Belegnummern | Beim Verbuchen erhält jede Buchung eine fortlaufende Nummer, die pro Geschäftsjahr bei 1 beginnt und keine Lücken aufweist – auch dann nicht, wenn mehrere Personen gleichzeitig buchen. Entwürfe erhalten noch keine Nummer und verbrauchen damit auch keine. |
| Keine nachträgliche Änderung | Eine verbuchte Buchung lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Nur Entwürfe sind veränderbar. |
| Korrektur nur per Storno | Die Aktion «Stornieren» erzeugt eine Gegenbuchung mit vertauschtem Soll und Haben. Ursprungsbuchung und Storno bleiben beide sichtbar und saldieren sich auf null – die Korrektur ist damit dokumentiert statt versteckt. |
| Audit-Trail | Jede Buchung speichert, wer sie erstellt und wer sie wann verbucht hat, sowie ihre Herkunft (manuell, Rechnung, Ausgabe, Zahlung, Lohnlauf, MWST-Abrechnung, Eröffnungsbilanz, Periodenabschluss). Das Detailfenster im Journal zeigt all das zusammen mit dem verknüpften Beleg. |
| Periodenabschluss | In ein abgeschlossenes Geschäftsjahr kann nichts mehr gebucht, verbucht oder storniert werden – die Sperre gilt für die Oberfläche wie für die Schnittstelle. |
| Belege beim Buchungssatz | Belege hängen an der Buchung und lassen sich zusammen mit dem Kontoauszug als ein PDF ausgeben. |
Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen. Geschäftsbücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Sichern Sie die PDF-Exporte und die AbaConnect-Datei je Geschäftsjahr zusätzlich ausserhalb von Finito, so wie Sie es mit jeder Cloud-Lösung tun würden.
5. Was die Treuhand weiterhin selbst macht
Finito führt die laufende Buchhaltung – den handelsrechtlichen Abschluss und die Deklarationen macht Ihre Treuhänderin. Diese Punkte bereitet Finito heute nicht auf; planen Sie sie fest ein:
| Thema | Stand heute |
|---|---|
| Abschluss nach Art. 959a OR | Bilanz und Erfolgsrechnung sind Kontenlisten je Kontotyp – ohne Mindestgliederung (Umlauf-/Anlagevermögen, kurz-/langfristiges Fremdkapital), ohne Vorjahresspalte und ohne Anhang. |
| Abschlussbuchungen | Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen und Privatanteile erfassen Sie von Hand über Manuelles Buchen. Eine Anlagebuchhaltung mit automatischen Abschreibungen gibt es nicht. |
| Offene-Posten-Liste | Keine Debitoren-/Kreditorenliste mit Fälligkeiten und Altersstruktur. Offene Beträge sehen Sie als Saldo der Konten 1100 / 2000 und in den Rechnungs- bzw. Ausgabenlisten. |
| MWST-Einreichung | Finito liefert die Zahlen und ein PDF, reicht aber nicht bei der ESTV ein und erzeugt keine ESTV-Datei. Die Übertragung ins ESTV-Portal erfolgt von Hand – siehe MwSt-Abrechnung einreichen. |
| Steuererklärung | Keine Aufbereitung für die Steuererklärung der Gesellschaft oder der Inhaber. |
| Fremdwährung | Die Buchhaltung rechnet in einer Währung; Kurse und Kursdifferenzen bildet Finito nicht ab. |
Diese Liste wird laufend kürzer. Wenn einer der Punkte für Ihre Zusammenarbeit mit der Treuhand entscheidend ist, melden Sie sich – Ihr Feedback fliesst in die Priorisierung ein.