Offene Posten: Debitoren und Kreditoren per Stichtag
Unter Buchhaltung → Offene Posten sehen Sie, wer Ihnen was schuldet und wem Sie was schulden – auf einen beliebigen Stichtag. Die Liste führt jede offene Kundenrechnung (Debitoren) und jede unbezahlte Ausgabe (Kreditoren) mit Fälligkeit, Tagen überfällig und offenem Betrag auf, gruppiert pro Kunde beziehungsweise Lieferant. Das Total wird mit dem Saldo des zugehörigen Hauptbuchkontos verglichen – die Abstimmung, die Ihre Treuhand beim Jahresabschluss verlangt.
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1. Was in der Liste steht
| Seite | Enthalten | Nicht enthalten |
|---|---|---|
| Debitoren | Versendete Kundenrechnungen, die am Stichtag noch nicht vollständig bezahlt waren. Der offene Betrag ist der Rechnungsbetrag abzüglich der bis zum Stichtag erfassten Zahlungseingänge. | Entwürfe, stornierte Rechnungen, Mahnungen und Vorlagen. Eine Rechnung, die als bezahlt markiert wurde, ohne dass ein Zahlungseingang erfasst ist, gilt als an unbekanntem Datum bezahlt und erscheint auf früheren Stichtagen nicht. |
| Kreditoren | Ausgaben, die am Stichtag unbezahlt waren – auch solche, die später bezahlt wurden (Datum «Bezahlt am» nach dem Stichtag). | Stornierte Ausgaben und Ausgabenvorlagen (wiederkehrende Ausgaben). |
Belege in einer Fremdwährung werden nicht summiert; die Seite zeigt an, wie viele davon nicht enthalten sind. So fliesst kein geschätzter Wechselkurs in das Total ein – dieselbe Regel wie in der Liquiditätsplanung.
2. Fälligkeit und Stufen
Massgebend ist das Datum Zahlbar bis der Rechnung beziehungsweise der Ausgabe. Fehlt es bei einer Rechnung, rechnet Finito mit Ihrer Standard-Zahlungsfrist ab dem Rechnungsdatum; eine Ausgabe ohne Zahlungsziel gilt an ihrem Belegdatum als fällig. Die Tage überfällig werden auf den Stichtag bezogen und in fünf Stufen zusammengefasst:
- Nicht fällig – das Zahlungsziel liegt am oder nach dem Stichtag.
- 1–30 Tage – kürzlich fällig; in der Regel genügt eine freundliche Erinnerung.
- 31–60 Tage und 61–90 Tage – hier lohnt sich eine Mahnung (siehe Rechnungen erstellen, Abschnitt Mahnungen).
- Über 90 Tage – Forderungen, bei denen Sie mit Ihrer Treuhand eine Wertberichtigung (Delkredere) prüfen sollten.
Die Tabelle oberhalb der Gruppen zeigt das Total pro Stufe; pro Kunde oder Lieferant steht daneben, wie viele Tage der älteste offene Posten überfällig ist. Ein Klick auf die Rechnungsnummer öffnet die Rechnung, ein Klick auf «Ausgabe» die Ausgabe.
3. Abstimmung mit dem Hauptbuch
Oben rechts vergleicht Finito das Total der Liste mit dem Saldo des Kontos 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) beziehungsweise 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren) am Stichtag; Unterkonten wie 1100.1 oder 2001 zählen mit, das Delkredere-Konto 1109 nicht.
| Anzeige | Bedeutung | Was tun |
|---|---|---|
| Stimmt überein | Jeder Franken auf dem Konto ist durch einen offenen Beleg gedeckt. | Nichts – die Liste kann so an die Treuhand gehen. |
| Differenz (positiv) | Die Liste ist grösser als das Konto: offene Belege, die noch nicht verbucht sind. | Rechnungen und Ausgaben verbuchen (Schnell buchen) oder die automatische Verbuchung prüfen. |
| Differenz (negativ) | Das Konto ist grösser als die Liste: Buchungen ohne offenen Beleg, etwa ein nicht erfasster Zahlungseingang oder eine manuelle Buchung. | Das Kontoblatt des Kontos per Stichtag durchgehen und die Zahlung erfassen oder die Buchung korrigieren. |
| – | Auf dem Konto wurde noch nie gebucht. | Die Abstimmung ist möglich, sobald Rechnungen und Ausgaben verbucht werden – siehe Buchhaltung übernehmen. |
4. Stichtag, PDF und CSV
Ohne Stichtag zeigt die Seite den Stand von heute. Für den Jahresabschluss wählen Sie den letzten Tag des Geschäftsjahres, etwa den 31. Dezember: Finito rechnet dann so, als würden Sie die Liste an jenem Tag ziehen – Zahlungen, die später eingingen, sind noch nicht abgezogen. Seite und Stichtag stehen in der Adresszeile, sodass Sie den Link weitergeben können.
Über die Symbole in der Kopfzeile laden Sie die Liste als PDF (pro Partner
ein Block, danach Fälligkeitsstufen und Abstimmung) oder als CSV für Excel
herunter. Im vollständigen
Datenexport eines Geschäftsjahres liegt die Liste per Jahresende ausserdem als
offene-posten.csv bei.
Häufige Fragen
- Eine bezahlte Rechnung erscheint auf einem alten Stichtag noch als offen. Der erfasste Zahlungseingang liegt nach dem Stichtag – das ist richtig so: an jenem Tag war die Rechnung offen. Prüfen Sie das Datum des Zahlungseingangs, falls es falsch erfasst wurde.
- Eine Rechnung fehlt, die am Stichtag offen war. Wurde sie ohne Zahlungseingang als bezahlt markiert, kann Finito nicht wissen, wann sie bezahlt wurde, und lässt sie auf früheren Stichtagen weg. Erfassen Sie den Zahlungseingang mit Datum, dann stimmt die Liste.
- Die Tage überfällig stimmen nicht. Sie werden vom Datum «Zahlbar bis» aus gezählt. Fehlt es, gilt die Standard-Zahlungsfrist aus den Rechnungseinstellungen.
- Ich sehe die Seite nicht. Sie erscheint unter Buchhaltung, wenn die Buchhaltung für Ihre Organisation aktiv ist und Sie das Recht Fakturierung haben.