Rechnung per Link versenden
Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail verschicken, können Sie wählen, ob die Rechnung als PDF-Anhang oder als Link zur Rechnung versendet wird. Beim Versand als Link erhält die Kundschaft eine geschützte Web-Adresse, über die sie die Rechnung jederzeit ansehen und als PDF herunterladen kann. Der grosse Vorteil: Sie sehen, wann die Rechnung geöffnet wurde.
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1. Rechnung als Link versenden
- Öffnen Sie die Rechnung unter Buchhaltung → Rechnungen und klicken Sie in den Schnell-Aktionen auf «Rechnung per E-Mail senden».
- Prüfen Sie die E-Mail-Adresse der Empfänger:in (sie wird aus dem Kundenprofil übernommen) und passen Sie die Nachricht bei Bedarf an.
- Wählen Sie bei «Wie möchtest du die Rechnung senden?» die Option «Als Link zur Rechnung». Finito erzeugt automatisch einen öffentlichen Link und zeigt ihn an – Sie können ihn bei Bedarf über das Kopier-Symbol kopieren.
- Klicken Sie auf «Senden». Die Empfänger:in erhält eine E-Mail mit dem Link statt eines PDF-Anhangs.
Der Link ist nicht erratbar (er enthält eine zufällige Kennung) und lässt sich jederzeit wieder deaktivieren. Wer den Link hat, kann die Rechnung als PDF ansehen – es ist kein Login nötig.
2. Sehen, wann die Rechnung geöffnet wurde
Sobald Sie eine Rechnung per Link versendet haben, hält Finito fest, wann der Link aufgerufen wurde. So erkennen Sie, ob die Kundschaft die Rechnung bereits gesehen hat – hilfreich zum Beispiel vor einer Zahlungserinnerung.
- Aufrufe & letzte Öffnung: In der Rechnung sehen Sie, wie oft und wann der Link zuletzt geöffnet wurde.
- PDF-Anhang als Alternative: Wählen Sie «Als PDF-Anhang», wenn die Rechnung klassisch als Datei im E-Mail ankommen soll – dann entfällt die Öffnungs-Verfolgung.
Wie Sie Rechnungen erstellen und Positionen erfassen, lesen Sie im Artikel Rechnungen erstellen. Belege und Ausgaben verwalten Sie unter Ausgaben erfassen.