MWST-Abschluss: was vor der Abrechnung noch zu tun ist
Die MWST-Abrechnung zählt nur, was gebucht ist und einen MWST-Code trägt. Ein Beleg im Entwurf, eine nicht verbuchte Ausgabe oder eine offene Bankbewegung fehlen darin – ohne Hinweis. Der MWST-Abschluss zeigt pro Abrechnungsperiode auf einer Seite, was noch fehlt, führt Sie mit einem Klick zu den betroffenen Einträgen und schliesst mit dem Export für das ESTV-Portal.
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1. MWST-Abschluss öffnen
- Öffnen Sie Buchhaltung › MWST-Abschluss. Auf der MWST-Abrechnung erscheint zudem ein Hinweis «… offene Punkte», sobald für die gewählte Periode etwas fehlt – ein Klick darauf öffnet den Abschluss für genau diese Periode.
- Wählen Sie Periode und Jahr. Vorgewählt ist die zuletzt abgelaufene Periode, also die, die als Nächstes einzureichen ist. Es gelten dieselben Kalenderquartale bzw. -semester wie bei der Abrechnung.
- Oben steht der Stand: bereit für den ESTV-Export, offene Punkte oder eingereicht am ….
2. Die Prüfpunkte
Jeder Punkt ist grün (erledigt), gelb (zu prüfen), blau (Entscheid beim Export) oder rot (verhindert den Export). Bei offenen Punkten führt «Erledigen» direkt zur passenden Liste.
| Punkt | Was geprüft wird |
|---|---|
| MWST-Pflicht, MWST-Nummer | Ohne MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx) lässt sich keine ESTV-Datei erstellen. |
| Abrechnungsperiode | Passt die Periode zu Ihrem Rhythmus (Quartal oder Semester)? |
| Saldo-/Pauschalsteuersatz | Nur bei dieser Methode: Satz und ESTV-Tätigkeitscode sind hinterlegt. |
| Periode beendet | Läuft die Periode noch, fehlen später erfasste Belege. |
| Entwürfe im Journal | Buchungen im Entwurf zählen nicht. |
| Ausgaben ohne Datum | Zum Beispiel per E-Mail erfasste Belege: Ohne Datum gehören sie zu keiner Periode. |
| Offene KI-Vorschläge | Ausgaben, deren Vorschlag noch nicht übernommen oder verworfen wurde. |
| Nicht verbuchte Ausgaben und Rechnungen | Ihre Vorsteuer bzw. ihr Umsatz fehlt in der Abrechnung. |
| Ausgaben ohne MWST-Code | Ein MWST-Satz ohne Code bringt keine Vorsteuer in die Abrechnung (nur effektive Methode). |
| Ausgaben ohne Beleg | Der Vorsteuerabzug muss belegt sein. |
| Offene Bankbewegungen | Noch nicht verbuchte Zahlungen der Periode. |
| MWST-Konten ohne Code | Buchungen auf 1170, 2200 usw. ohne MWST-Code fehlen in der Abrechnung. |
| Ertrag ohne MWST | Exporte, ausgenommene Umsätze usw. – beim Export den Ziffern 220–280 zuordnen. |
Nur fehlende Einstellungen (rot) verhindern den Export. Gelbe Punkte sind Warnungen: Sie können trotzdem exportieren, etwa kurz vor der Frist – der Export-Dialog erinnert Sie dann an die offenen Punkte.
3. Abrechnen und einreichen
- ESTV-Datei exportieren: erstellt die Abrechnung als XML (eCH-0217). Ordnen Sie im Dialog den Ertrag ohne MWST den Ziffern 220–280 zu.
- Im ESTV-Portal einreichen: melden Sie sich auf admin.ch an, wählen Sie «MWST abrechnen» und laden Sie die Datei hoch. Den Ablauf im Portal beschreibt MWST-Abrechnung einreichen.
- Als eingereicht markieren: haken Sie die Periode ab, sobald sie eingereicht ist. Arbeitet eine Treuhand mit Ihnen, sieht sie den Haken in ihrer Fristenübersicht; eine automatisch erstellte Aufgabe «MWST-Abrechnung» wird erledigt. Die Markierung lässt sich jederzeit wieder entfernen.
Tipps
- Gehen Sie den Abschluss am besten kurz nach Periodenende durch – dann sind Belege und Bankbewegungen noch frisch.
- Beispiel: Die Muster Malerei GmbH rechnet quartalsweise ab. Anfang Oktober zeigt der Abschluss für Q3 zwei Ausgaben ohne Datum aus dem E-Mail-Eingang und eine offene Bankbewegung. Nach dem Erfassen ist alles grün, die XML-Datei geht ins ESTV-Portal, und Q3 wird als eingereicht markiert.