Jahresabschluss erstellen – Schritt für Schritt
Der Jahresabschluss verteilt sich in Finito auf mehrere Seiten: Belege und Bank, manuelle Buchungen, Saldobilanz, Bilanz und Erfolgsrechnung, Anhang und zum Schluss die Seite Jahresabschluss. Dieser Artikel führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch alle Schritte – vom Vorbereiten im Dezember bis zum Archivieren – und zeigt, was die Firma, was die Treuhand und was Finito selbst erledigt. Die Einzelheiten jeder Seite stehen in den verlinkten Artikeln.
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Kurz gesagt: Die Firma liefert alle Belege, den Dezember-Auszug und die Angaben, die nur sie kennt. Die Treuhand bucht die Abschlussbuchungen, prüft Saldobilanz, Bilanz und Erfolgsrechnung, erfasst den Anhang und schliesst das Jahr ab. Finito trägt die Saldi ins neue Jahr vor, sperrt das alte Jahr und erstellt das Archiv für die zehnjährige Aufbewahrung.
Der Ablauf auf einen Blick
Das Beispiel geht von einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr aus. Weicht Ihr Geschäftsjahr ab (zum Beispiel 1. Juli bis 30. Juni), gilt derselbe Ablauf – lesen Sie «31.12.» dann als letzten Tag Ihres Geschäftsjahres. Die MWST bleibt kalenderbezogen.
Bevor Sie beginnen: Wer arbeitet in Finito?
Arbeitet Ihre Treuhänderin über den Mandanten-Zugang, wechselt sie unter Meine Mandanten in Ihre Organisation und arbeitet dort in den Bereichen, die Sie freigegeben haben (siehe Mandanten und Partner). Für den Jahresabschluss bedeutet das:
| Schritt | Nötige Freigabe für die Treuhand |
|---|---|
| Belege, Bank, manuelle Buchungen, Auswertungen, Anhang, Jahresabschluss buchen, Datenexport | Buchhaltung |
| Lohn: Jahresübersicht, Lohnausweise, Versicherungsmeldungen | Buchhaltung und Lohn |
| Geschäftsjahr abschliessen, sperren, entsperren oder wieder öffnen | Buchhaltung |
«Verwaltung» ist dafür nicht nötig. Abschliessen, Prüfsperre, Entsperren und Wiederöffnen gehören zur Buchhaltung: Eine Treuhand mit der Freigabe «Buchhaltung» erledigt alles selbst. Benutzer, Einstellungen, API-Schlüssel und Abo bleiben ihr verschlossen, solange Sie «Verwaltung» nicht freigeben. Jede dieser Aktionen steht mit Name und Zeitpunkt im Änderungsprotokoll Ihrer Organisation.
Arbeitet die Treuhänderin stattdessen als eigene Benutzerin in Ihrer Organisation, braucht sie dafür Zugriff auf Rechnungen (Buchhaltung) – Organisation verwalten ist nicht nötig (siehe Benutzer und Rollen).
Belege eines abgeschlossenen oder gesperrten Jahres sind eingefroren. Bei Rechnungen und Ausgaben, deren Buchung in einem abgeschlossenen oder gesperrten Geschäftsjahr liegt, lassen sich Betrag, Datum, Positionen, MWST, Konto und der Status (Storno, zurück auf Entwurf) nicht mehr ändern, und kein Belegdatum lässt sich in ein solches Jahr verschieben. Finito zeigt dann «Geschäftsjahr abgeschlossen – Änderungen nur nach Wiedereröffnung». Interne Notizen, Projekt, Fälligkeit, Zahlungsangaben und Belegdateien bleiben bearbeitbar, und eine Zahlung im neuen Jahr lässt sich weiterhin erfassen. Braucht ein Beleg doch eine Korrektur, öffnen Sie das Jahr wieder (bzw. heben die Sperre auf) oder buchen die Korrektur im neuen Jahr.
1. Vorbereiten (Dezember bis Januar)
Firma
- Alle Belege und Rechnungen des Jahres erfassen. Ausgaben mit Beleg unter Ausgaben, Kundenrechnungen unter Rechnungen. Welche Bankbuchungen noch keinen Beleg haben, zeigt Fehlende Belege.
- Den Bankauszug Dezember importieren – unter Buchhaltung → Pipeline, für jedes Bankkonto (siehe Kontoauszug importieren).
- Jahresend-Angaben liefern: Inventar per 31.12., angefangene Arbeiten, Saldobestätigungen der Banken, grössere Anschaffungen und private Bezüge – am einfachsten als Dateien im Ordner Treuhand → 03 Jahresabschluss (siehe Zusammenarbeit mit der Treuhand).
Treuhand
- Unter Meine Mandanten sehen Sie für alle Mandanten, was noch offen ist, und unter Fristen & Pflichten den fälligen Jahresabschluss (sechs Monate nach Geschäftsjahresende). Ein Klick wechselt in den Mandanten.
- Rückfragen zu einzelnen Belegen stellen Sie als Kommentar direkt an der Ausgabe; die Firma sieht sie dort und reicht den Beleg nach.
- Bank abstimmen: Unter Buchhaltung → Pipeline vergleicht Finito den Schlusssaldo des neusten importierten Auszugs mit dem Saldo des Bankkontos am selben Tag. Den Stand per 31.12. prüft der Jahresabschluss-Check (Schritt 4): Er nimmt für jedes Bankkonto den letzten Auszug, der bis zum Jahresende reicht – auch wenn der Januar-Auszug schon importiert ist.
- Debitoren und Kreditoren prüfen: Die Offene-Posten-Liste per Stichtag 31.12. zeigt offene Kundenrechnungen und unbezahlte Lieferantenrechnungen und vergleicht ihre Summe mit dem Saldo der Konten 1100 und 2000.
- Im Journal auf Entwürfe prüfen (Spalte Status): Ein Entwurf zählt in keiner Auswertung und lässt sich nach dem Abschluss nicht mehr in das Jahr buchen.
2. Abschlussbuchungen (Treuhand)
Finito hat für die Abschlussbuchungen keine eigenen Assistenten – Sie erfassen sie als manuelle Buchung mit Datum 31.12. Die passenden Konten sind im KMU-Kontenrahmen bereits angelegt.
| Abschlussbuchung | Typische Konten | Wo in Finito |
|---|---|---|
| Transitorische Aktiven und Passiven | 1300, 2300 | Manuelle Buchung |
| Rückstellungen | 2330 ff., 2600 ff. | Manuelle Buchung |
| Abschreibungen auf dem Anlagevermögen | 6800 und die Wertberichtigungskonten (z. B. 1519) | Manuelle Buchung – den Abschreibungsplan führen Sie ausserhalb von Finito |
| Warenvorrat und angefangene Arbeiten | 1200 und das Konto für die Bestandesänderung | Bewertung manuell (die Inventur unter Lager zählt nur Mengen), Buchung als manuelle Buchung |
| Privatanteile, Zinsen, Steuern | je nach Kontenplan | Manuelle Buchung |
- Lohn: Unter Lohnbuchhaltung erstellen Sie die Jahresübersicht, die Lohnausweise und die Meldungen für AHV, UVG, KTG und BVG. Eingereicht wird bei den Versicherungen, nicht aus Finito. Vergleichen Sie die Lohnsummen der Jahresübersicht selbst mit den Lohnkonten im Kontoblatt.
- MWST: Die letzte Periode des Jahres schliessen Sie unter MWST-Abschluss ab und reichen sie wie gewohnt ein (siehe MwSt-Abrechnung einreichen). Die MWST-Jahresabstimmung (Umsatzabstimmung) erstellen Sie selbst; Finito erinnert unter Fristen & Pflichten an die Frist.
- Bilanz und Erfolgsrechnung lassen sich während der Arbeit jederzeit per Stichtag ansehen – siehe Bilanz und Erfolgsrechnung.
3. Jahresrechnung erstellen (Treuhand)
- Saldobilanz prüfen unter Buchhaltung → Saldobilanz: Soll und Haben müssen ausgeglichen sein (siehe Saldobilanz).
- Bilanz und Erfolgsrechnung in der Gliederung nach OR (Art. 959a und 959b) mit Vorjahreszahlen öffnen. Konten, die Finito keiner Position zuordnen kann, erscheinen als «nicht zugeordnet» – ordnen Sie sie im Kontenplan zu, bevor Sie weitermachen.
- Anhang erfassen: In der Periodenliste unter Jahresabschluss führt Anhang zum Anhang nach Art. 959c OR. Das PDF «Jahresrechnung» enthält Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang und bei AG und GmbH den Antrag über die Verwendung des Bilanzgewinns (siehe Anhang zur Jahresrechnung).
Erfassen Sie den Anhang, bevor Sie das Jahr sperren oder abschliessen: Ein gesperrtes oder abgeschlossenes Jahr lässt am Anhang keine Änderungen mehr zu. Das PDF lässt sich auch für ein offenes Jahr erzeugen – es ist dann ein Entwurf, auch wenn es nicht so beschriftet ist.
4. Besprechen und abschliessen
- Optional: Prüfsperre. Damit während der Besprechung niemand mehr in das Jahr bucht, klicken Sie unter Buchhaltung → Jahresabschluss beim Jahr auf Sperren (Berechtigung siehe oben). Solange das Jahr gesperrt ist, nimmt es keine Buchungen an – auch keine Abschlussbuchungen der Treuhand. Für Nachträge Entsperren.
- Jahresrechnung besprechen und freigeben. Die Firma bespricht das PDF «Jahresrechnung» mit der Treuhand und unterzeichnet es. Die Freigabe selbst findet ausserhalb von Finito statt; halten Sie sie zum Beispiel als Datei im Ordner Treuhand fest.
- Jahresabschluss-Check durchgehen: Beim Jahr auf Periode abschliessen klicken. Über der Vorschau prüft Finito, ob das Jahr bereit ist (siehe unten). Rote Punkte erledigen Sie über Erledigen, das direkt zur passenden Seite führt; danach öffnen Sie die Vorschau erneut.
- Abschliessen: Die Vorschau zeigt das Jahresergebnis und alle Saldi, die ins neue Jahr übertragen werden – noch ist nichts gebucht. Prüfen Sie die Zeilen und klicken Sie auf Jahresabschluss buchen. Zeigt der Check noch gelbe Hinweise, bestätigen Sie einmal, dass Sie trotzdem abschliessen wollen.
Was Finito dabei macht:
- Die Schlussbestände aller Bilanzkonten werden als Eröffnungsbilanz (Saldovortrag) ins Folgejahr gebucht; das Folgejahr wird angelegt, falls es noch fehlt.
- Das Jahresergebnis wird direkt auf 2970 Gewinnvortrag oder Verlustvortrag vorgetragen. Erfolgskonten werden nicht vorgetragen.
- Das Jahr erhält den Status Abgeschlossen und nimmt aus keiner Quelle mehr Buchungen an – weder von Hand noch aus Rechnungen, Ausgaben, Bankzeilen oder dem Lohnlauf. Wer wann abgeschlossen hat, steht im Änderungsprotokoll.
Der Jahresabschluss-Check
Vor jedem Abschluss prüft Finito das Jahr und zeigt das Ergebnis als Checkliste: jeder Punkt mit Symbol, Anzahl, kurzer Erklärung und der Schaltfläche Erledigen. Es gibt drei Stufen:
- Rot – verhindert den Abschluss. Jahresabschluss buchen bleibt gesperrt, bis der Punkt erledigt ist. Finito lehnt den Abschluss auch über die API ab.
- Gelb – Hinweis. Der Abschluss ist möglich, Sie bestätigen aber einmal, dass Sie die Hinweise geprüft haben.
- Blau – zur Kenntnis. Eine Information für die Akten, ohne Handlungsbedarf.
| Punkt | Prüft | Stufe |
|---|---|---|
| Geschäftsjahr beendet | Das Enddatum des Geschäftsjahres liegt in der Vergangenheit. Ein laufendes Jahr lässt sich nicht abschliessen. | Rot |
| Folgejahr übernimmt den Saldovortrag | Das Folgejahr ist offen und hat noch keine Eröffnungssalden. | Rot |
| Buchungsentwürfe | Keine Buchung des Jahres ist noch ein Entwurf. | Rot |
| Offene Bankbewegungen | Alle Bankzeilen des Jahres sind verbucht oder bewusst ignoriert. | Rot |
| Bankabstimmung per Jahresende | Jedes Bankkonto mit importierten Auszügen stimmt per Jahresende mit dem Auszugssaldo überein. Eine Differenz ist rot; fehlt ein Auszug per Jahresende, ist es gelb. | Rot / Gelb |
| Eröffnungsbilanzkonto 9100 | Das Konto 9100 Eröffnungsbilanz hat den Saldo null – ein Rest würde sonst ins neue Jahr vorgetragen. | Rot |
| Nicht verbuchte Ausgaben und Rechnungen | Jede Ausgabe und jede versendete oder bezahlte Rechnung des Jahres ist verbucht. | Gelb |
| Fehlende Belege | Zu jeder Ausgabe des Jahres ist ein Beleg abgelegt. | Gelb |
| Lohnläufe | Alle Lohnmonate des Jahres sind abgeschlossen (nur mit Lohnbuchhaltung). | Gelb |
| MWST-Abrechnungen eingereicht | Jede MWST-Periode des Jahres ist im MWST-Abschluss als eingereicht markiert (nur für MWST-pflichtige Firmen). | Gelb |
| Konten ohne OR-Position | Kein Konto mit Buchungen landet in Bilanz oder Erfolgsrechnung nach OR unter «nicht zugeordnet». | Gelb |
| Anhang zur Jahresrechnung | Der Anhang ist angelegt (nur für Rechtsformen, die ihn verlangen). | Gelb |
| Offene Posten abgestimmt | Die Offene-Posten-Liste per Jahresende stimmt mit den Konten 1100 und 2000 überein. | Gelb |
| Offene Posten per Jahresende | Anzahl und Summe der offenen Debitoren und Kreditoren per Jahresende. | Blau |
Der Check ersetzt die fachliche Prüfung nicht: Ob Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen und der Warenvorrat vollständig gebucht sind, prüft Finito nicht. Gehen Sie die Schritte 1 bis 3 deshalb weiterhin vollständig durch.
Korrektur nach dem Abschluss? Das zuletzt abgeschlossene Jahr lässt sich mit Geschäftsjahr wieder öffnen öffnen; der Saldovortrag wird storniert. Buchen Sie die Korrektur und schliessen Sie das Jahr erneut ab. Einzelheiten: Jahresabschluss und Geschäftsjahre.
5. Archivieren und übergeben
- Vollständiger Datenexport: Unter Jahresabschluss erstellen Sie für das abgeschlossene Jahr eine ZIP-Datei mit Journal, Kontenplan, Saldenliste, MWST-Codes, Offene-Posten-Liste und allen Belegen. Die Datei steht sieben Tage zum Herunterladen bereit.
- Aufbewahren (Firma): Legen Sie die ZIP-Datei bei sich ab. Geschäftsbücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR); die Pflicht bleibt bei der Firma.
- Gewinnverwendung buchen (Treuhand): Nach dem Beschluss der Generalversammlung buchen Sie Dividenden und Reservezuweisungen im neuen Jahr als manuelle Buchung zulasten von 2970.
- Übergabe an die Treuhand-Software und Steuererklärung: Für Abacus gibt es im Journal den AbaConnect-Export; für andere Programme dienen die CSV- und Excel-Dateien des Datenexports. Die Steuererklärung erstellt die Treuhand ausserhalb von Finito – siehe Buchhaltung an die Treuhand übergeben.
Checkliste zum Ausdrucken
Die Spalte Im Check zeigt, welche Punkte der Jahresabschluss-Check in Finito mitprüft und mit welcher Stufe. Die übrigen haken Sie selbst ab.
| Erledigt | Punkt | Wer | Im Check |
|---|---|---|---|
| ☐ | Alle Belege und Rechnungen erfasst, keine fehlenden Belege mehr | Firma | Gelb |
| ☐ | Bankauszug Dezember importiert, alle Bankzeilen verbucht, Kontostand per 31.12. abgeglichen | Firma / Treuhand | Rot |
| ☐ | Offene Posten per 31.12. stimmen mit 1100 und 2000 überein | Treuhand | Gelb |
| ☐ | Keine Entwürfe mehr im Journal | Treuhand | Rot |
| ☐ | Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Warenvorrat gebucht | Treuhand | – |
| ☐ | Lohn: alle Lohnmonate abgeschlossen, Jahresübersicht, Lohnausweise und Meldungen erstellt | Treuhand | Gelb (Lohnmonate) |
| ☐ | Alle MWST-Perioden abgegeben und im MWST-Abschluss als eingereicht markiert | Treuhand | Gelb |
| ☐ | Saldobilanz ausgeglichen, keine «nicht zugeordneten» Konten, Konto 9100 auf null | Treuhand | Gelb / Rot (9100) |
| ☐ | Anhang erfasst, PDF «Jahresrechnung» besprochen und unterzeichnet | Firma / Treuhand | Gelb (Anhang) |
| ☐ | Jahresabschluss-Check ohne rote Punkte, gelbe Hinweise geprüft | Treuhand | – |
| ☐ | Jahresabschluss gebucht | Treuhand | – |
| ☐ | Datenexport heruntergeladen und abgelegt | Firma | – |
Häufige Fragen
- Sieht die Firma, wie weit der Abschluss ist? Unter Buchhaltung → Jahresabschluss zeigt der Status des Jahres Offen, Gesperrt oder Abgeschlossen. Sind die automatischen Buchhaltungsaufgaben eingeschaltet, steht zudem eine Aufgabe «Jahresabschluss» auf dem Aufgaben-Board, die sich mit dem Abschluss selbst erledigt. Was vor dem Abschluss noch offen ist, zeigt der Jahresabschluss-Check: Ein Klick auf Periode abschliessen öffnet ihn, ohne etwas zu buchen.
- Wir buchen schon im neuen Jahr – geht das vor dem Abschluss? Ja. Das neue Jahr ist offen, nur hat es bis zum Abschluss des alten noch keine Eröffnungssalden.
- Kann die Treuhand mehrere Mandanten gleichzeitig abschliessen? Sie sieht alle Mandanten und ihre Fristen unter Meine Mandanten, arbeitet aber jeweils in einem Mandanten und wechselt zwischen ihnen.