Rechnungen automatisch verbuchen
Wenn Sie eine Rechnung versenden oder als bezahlt markieren, kann Finito die passende
Buchung gleich selbst ins Hauptbuch schreiben – Sie müssen dafür nichts von Hand
kontieren. Ob das geschieht, legen Sie mit dem Schalter Rechnungen automatisch
verbuchen unter Einstellungen › Ansichten fest (Route
/main/organization/features). Für neue Organisationen ist er eingeschaltet.
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1. Was Finito automatisch bucht
Die Buchung richtet sich nach dem Status der Rechnung:
| Status der Rechnung | Buchung im Hauptbuch | Datum der Buchung |
|---|---|---|
| Versendet | Debitorenbuchung: Debitoren an Ertrag, die Mehrwertsteuer auf ihr eigenes Konto. Bereits erfasste Zahlungseingänge werden ebenfalls verbucht. | Rechnungsdatum (sonst Versanddatum) |
| Bezahlt | Zusätzlich zur Debitorenbuchung die Zahlung des noch offenen Betrags: Bank an Debitoren. | Zahlungsdatum |
| Entwurf oder Storniert | Nichts Neues. Eine noch nicht freigegebene Buchung (siehe Abschnitt 2) wird entfernt; eine bereits verbuchte bleibt stehen und wird bei Bedarf von Hand storniert. | – |
Welche Ertragskonten verwendet werden, bestimmt die Kontierung der einzelnen Positionen – siehe Kontierung zuordnen. Die fertigen Buchungen finden Sie im Journal.
2. Wann gebucht wird
- Beim Speichern der Rechnung. Der Schalter wirkt nicht rückwirkend: Rechnungen, die schon im System sind, werden erst verbucht, wenn jemand sie das nächste Mal speichert.
- Nie doppelt. Speichern Sie eine unveränderte Rechnung erneut, entsteht keine zweite Buchung.
- Änderungen werden nachgeführt. Ändern Sie Datum oder Betrag einer bereits verbuchten Rechnung, storniert Finito die alte Buchung und bucht neu – so zeigt das Hauptbuch nie einen Betrag, den die Rechnung nicht mehr hat.
- Abgeschlossene Perioden bleiben unberührt. Fällt das Datum in eine bereits abgeschlossene Periode, wird nichts gebucht.
- Positionen ohne Ertragskonto. Hat eine Position kein eigenes Ertragskonto, wird die Debitorenbuchung nur als Entwurf gespeichert. Sobald jede Position ihr Konto hat, verbucht Finito sie beim nächsten Speichern.
3. Automatische Verbuchung ein- oder ausschalten
- Öffnen Sie Einstellungen › Ansichten.
- Im Bereich Rechnungen im Hauptbuch (sichtbar, solange die Buchhaltung aktiviert ist) schalten Sie Rechnungen automatisch verbuchen ein oder aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ist der Schalter aus, verbuchen Sie jede Rechnung selbst: In der Rechnung unter den Schnellaktionen mit Rechnung verbuchen (Debitor). Ist die Rechnung bereits bezahlt, wird die Zahlung im gleichen Schritt mitverbucht.
4. Wann Sie den Schalter ausschalten sollten
Importieren Sie ältere Rechnungen, die Ihre Treuhand bereits in ihrer eigenen Buchhaltung verbucht hat, schalten Sie die automatische Verbuchung vorher aus. Sonst landen diese Umsätze und Zahlungen ein zweites Mal im Hauptbuch. Eine verbuchte Rechnung lässt sich ausserdem nicht mehr löschen, nur noch stornieren.
Schalten Sie ihn auch aus, wenn Ihre Treuhand die Debitoren weiterhin selbst führt und Finito nur für die Rechnungsstellung nutzen soll. Mehr zur Arbeitsteilung finden Sie unter Zusammenarbeit mit der Treuhand.