Posteingang: Briefe für die Treuhand

Die Prämienrechnung der Versicherung, die Akontorechnung der Ausgleichskasse, ein Brief der ESTV: Vieles, was bei Ihnen eintrifft, muss Ihre Treuhand kennen, ohne dass es ein Beleg zum Buchen ist. Dafür hat jede Organisation in Finito einen Posteingang. Sie legen den Brief dort ab, die Treuhand sieht ihn in ihrem Cockpit und verschiebt ihn an seinen Platz.

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1. So funktioniert es

  1. Die Firma lädt hoch. Sobald ein Brief eintrifft, fotografieren oder scannen Sie ihn und laden ihn unter Dateien → Posteingang hoch.
  2. Die Treuhand sieht ihn. Im Cockpit Meine Mandanten erscheint bei Ihrer Firma die Kachel «Dateien im Posteingang» mit der Anzahl wartender Dateien. Ein Klick öffnet Ihren Posteingang.
  3. Die Treuhand legt ab. Sie liest den Brief, erledigt, was zu tun ist, und verschiebt die Datei in die passende Ablage, etwa Versicherungen → 2026. Danach ist der Posteingang wieder leer.
Dateibereich mit dem Posteingang zuoberst, daneben die Zahl der wartenden Dateien, darunter die Ordner Bank, Steuern, Verträge und Versicherungen.
Der Posteingang steht im Dateibereich immer zuoberst. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Dateien noch abgelegt werden müssen.

2. Briefe in den Posteingang legen

Öffnen Sie Dateien, klicken Sie auf Posteingang und dann auf «Hochladen». Sie können mehrere Dateien auf einmal wählen, PDFs ebenso wie Fotos. Auf dem Handy wählen Sie beim Hochladen direkt die Kamera.

Unterwegs geht es auch über Telegram: Schicken Sie dem Finito-Bot ein Foto oder PDF mit dem Befehl /ablage, und die Datei landet im selben Posteingang – siehe Telegram-Bot.

Geöffneter Posteingang mit dem Hinweis, wofür er da ist, der Schaltfläche Hochladen und drei Briefen: Prämienrechnung, Akontorechnung AHV und Einschätzungsmitteilung der ESTV.
Im Posteingang: hochladen, und die Treuhand übernimmt.
  • Ein sprechender Dateiname hilft. «2026-10-08 Mobiliar Prämienrechnung.pdf» erspart der Treuhand das Öffnen jeder Datei. Umbenennen geht über das Drei-Punkte-Menü.
  • Belege gehören unter Ausgaben. Rechnungen und Quittungen, die gebucht werden sollen, laden Sie unter Ausgaben hoch – nur dort liest die KI Betrag und MWST aus. Der Posteingang ist für alles, was die Treuhand lesen, aber nicht buchen muss.

3. Ablegen: Dateien verschieben

Im Drei-Punkte-Menü einer Datei wählen Sie «Verschieben». Es öffnet sich ein Fenster mit Ihrer Ablage: Klicken Sie sich zum Zielordner durch und bestätigen Sie mit «Hierher verschieben». Fehlt der Ordner noch, legen Sie ihn im selben Fenster mit «Ordner erstellen» an – etwa zuerst Versicherungen und darin 2026.

Fenster «Prämienrechnung Mobiliar 2026.pdf verschieben» mit dem Pfad Dateien, Versicherungen, 2026 und den Schaltflächen Ordner erstellen und Hierher verschieben.
Ziel wählen, bei Bedarf einen Ordner anlegen und verschieben.

Bewährt hat sich eine Ablage nach Thema und Jahr. Wie Sie sie aufbauen, entscheiden Sie mit Ihrer Treuhand – zum Beispiel so:

Ordner Zum Beispiel
Versicherungen → 2026 Prämienrechnungen, Policen, Lohnsummen-Abrechnung der Unfallversicherung
Sozialversicherungen → 2026 Akontorechnungen und Schlussabrechnung der Ausgleichskasse, BVG-Abrechnungen
Steuern → 2026 Provisorische Steuerrechnung, Veranlagung, MWST-Einschätzungsmitteilung der ESTV
Bank → 2026 Zinsabrechnungen, Saldobestätigungen, Kreditverträge
Verträge Miet-, Leasing- und Arbeitsverträge

4. Was die Treuhand im Cockpit sieht

Arbeitet Ihre Treuhand über den Mandanten-Zugang (siehe Mandanten und Partner), zählt ihr Cockpit Meine Mandanten die Dateien in Ihrem Posteingang mit. Die Kachel «Dateien im Posteingang» erscheint, sobald mindestens eine Datei wartet, und verschwindet wieder, wenn alles abgelegt ist. Ein Klick wechselt in Ihre Organisation und öffnet direkt den Posteingang.

Cockpit Meine Mandanten: beim ausgewählten Mandanten die Kachel «Dateien im Posteingang» mit der Zahl 3 neben Belegen zu kontieren und Bankbewegungen.
Im Cockpit der Treuhand: drei Dateien warten im Posteingang des Mandanten.
ℹ

Eine Frist steht im Brief, nicht in Finito: Bei einer Einsprachefrist oder einer Mahnung geben Sie Ihrer Treuhand zusätzlich direkt Bescheid, damit sie nicht bis zum nächsten Monatsdurchgang wartet.

5. Was im Posteingang geht – und was nicht

Aktion Posteingang
Dateien hochladen, öffnen, herunterladen, teilen Ja
Dateien umbenennen, verschieben, löschen Ja
Unterordner anlegen Nein – der Posteingang bleibt eine flache Liste
Den Posteingang umbenennen, verschieben oder löschen Nein – er ist immer da und steht immer zuoberst

Den Posteingang gibt es in jeder Organisation, auch ohne Treuhand: Er eignet sich genauso als Sammelstelle, die jemand im Büro einmal pro Woche leert.

6. Häufige Fragen

  • Ich sehe den Dateibereich nicht. Der Dateibereich ist in jeder Organisation eingeschaltet. Wurde er bei Ihnen ausgeschaltet, aktivieren Sie ihn unter Einstellungen → Funktionen → Dateien.
  • Wir haben schon einen Ordner «Treuhand / 01 Eingang». Er funktioniert weiter. Für neue Briefe nehmen Sie den Posteingang: nur er wird im Cockpit der Treuhand gezählt. Verschieben Sie die bisherigen Dateien bei Gelegenheit an ihren Platz.
  • Sieht die Treuhand auch unsere anderen Ordner? Ja. Mit eingeschaltetem «Impersonieren» arbeitet sie in Ihrer Organisation wie ein eigener Benutzer – sie braucht die Ordner ja zum Ablegen. Vertrauliche Ordner wie die Lohnabrechnungen sieht nur, wer Zugriff auf die Lohnbuchhaltung hat.
  • Unsere Treuhand arbeitet nicht in Finito. Dann teilen Sie einzelne Dateien oder einen Ordner per Freigabe-Link (Drei-Punkte-Menü → Teilen) – siehe Dateien verwalten.

Wie Firma und Treuhand die übrige Arbeit aufteilen, beschreibt Zusammenarbeit mit der Treuhand.

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