Wochenrapport einrichten
Der Wochenrapport ist ein zusätzliches Modul: Er wird für Ihre Organisation freigeschaltet, von Ihnen eingeschaltet und danach einmal eingerichtet. In den Einstellungen hinterlegen Sie die Funktionen mit ihren Stundenansätzen und die Standardgeräte, die in jedem neuen Rapport erscheinen. Wie Sie damit anschliessend arbeiten – auch mit handschriftlichen Rapporten und dem Scan – lesen Sie im Artikel Wochenrapporte erfassen und scannen.
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1. Modul freischalten und einschalten
- Öffnen Sie Einstellungen → Ansichten. Dort finden Sie den Eintrag Wochenrapporte.
- Ist der Eintrag mit einem Schloss gekennzeichnet, ist das Modul für Ihre Organisation noch nicht freigegeben. Klicken Sie auf Zugang anfragen – wir schalten es für Sie frei und melden uns.
- Nach der Freigabe schalten Sie den Regler Wochenrapporte ein und speichern.
- Der Menüpunkt Buchhaltung → Wochenrapporte und die Einstellungsseite Einstellungen → Team & Zeit → Regierapport erscheinen anschliessend im Menü.
Der Wochenrapport gehört zur Buchhaltung: Zusätzlich müssen die Buchhaltung eingeschaltet sein und Sie das Recht zum Verrechnen besitzen. Mehr zu den Reglern der Ansichten-Seite im Artikel Funktionen verwalten.
2. Funktionen & Ansätze
Öffnen Sie Einstellungen → Team & Zeit → Regierapport. Der obere Abschnitt Funktionen & Ansätze bestimmt die festen Zeilen der Rapport-Tabelle «Arbeit / Personal» – zum Beispiel Vorarbeiter, Monteur oder Lehrling. Solange noch keine aktive Funktion erfasst ist, markiert ein oranger Punkt den Eintrag Regierapport in der Einstellungsnavigation.
- Klicken Sie auf Funktion, um eine Zeile hinzuzufügen.
- Erfassen Sie die Bezeichnung und den Ansatz CHF/h.
- Mit den Pfeilen ordnen Sie die Zeilen, mit ✕ entfernen Sie eine Funktion.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ansätze werden beim Erfassen auf den Rapport kopiert. Eine spätere Änderung wirkt deshalb nur auf neue Rapporte – bereits erfasste behalten ihren Ansatz.
3. Standard-Geräte
Der Abschnitt Standard-Geräte legt fest, welche Geräte in jedem neuen Rapport angeboten werden. Im Rapport kreuzen die Mitarbeitenden dann nur noch die Einsatztage an.
- Aus Lager übernimmt bestehende Geräte aus der Lagerverwaltung – Preis/Tag kommt von dort.
- Gerät fügt eine freie Zeile hinzu, die Sie mit Bezeichnung und Preis / Tag füllen.
- Immer dabei markiert Geräte, die an jedem Arbeitstag mitgehen – etwa den Servicewagen oder Maschinen/Werkzeuge. Sie werden in jedem Rapport an allen Tagen mit Arbeitsstunden automatisch eingetragen.
- Reihenfolge und Löschen funktionieren wie bei den Funktionen; danach Speichern.
4. Nummerierung & Startnummer
Jeder Rapport bekommt eine fortlaufende Nummer – dieselbe Mechanik wie bei den Rechnungen, nur auf dieser Seite eingestellt. Zwei Felder steuern sie:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Startnummer | Bei welcher Nummer die Serie beginnt. Wer bereits mehrere tausend Rapporte auf Papier oder in Excel geführt hat, trägt hier die nächste Nummer ein – zum Beispiel 261155 – und die Zählung läuft von dort weiter. |
| Nummernformat |
Wie die Nummer aussieht. Bausteine sind %number% (die laufende
Nummer, auf vier Stellen aufgefüllt), %year%, %month%
und %day%. Standard ist %number%, also die blosse
Nummer; RAP-%year%-%number% ergibt z. B. «RAP-2026-0042».
|
Unter den beiden Feldern steht laufend, wie die nächste Nummer aussehen wird. Speichern Sie, damit die Einstellung greift.
Eine höhere Startnummer verschiebt die Serie nach vorne – das funktioniert auch dann noch, wenn in Finito bereits Rapporte erfasst wurden. Eine tiefere Startnummer ändert nichts: Finito zählt weiter, damit keine Nummer zweimal vergeben wird. Bereits erfasste Rapporte behalten ihre Nummer.
5. Tipps & häufige Fragen
- Im Rapport steht «Keine Funktionen konfiguriert»? Dann fehlen die Funktionen – erfassen Sie sie hier zuerst, sonst lassen sich keine Stunden bepreisen.
- Warum sehe ich die Seite nicht? Die Einstellungsseite erscheint erst, wenn das Modul freigeschaltet und eingeschaltet ist (Schritt 1).
- Gerät ohne Preis? Pflegen Sie den Preis am Lagerartikel – siehe Geräte verwalten.
- Die Startnummer wirkt nicht? Sie muss über der zuletzt vergebenen Nummer liegen – sonst zählt Finito von der bestehenden Serie weiter.