Berechtigungen: Benutzer, Organisation und Plattform
Was jemand in Finito sieht und tun kann, wird auf drei Ebenen festgelegt: Finito schaltet gewisse Funktionen für Ihre Organisation frei (Plattform), Ihre Organisation entscheidet, welche Module sie nutzt (Organisation), und für jede Person legen Sie fest, auf welche Bereiche sie zugreifen darf (Benutzer). Dieser Artikel zeigt, welche Bereiche und Objekte es gibt, welche Berechtigungen dafür zur Verfügung stehen und wie die drei Ebenen zusammenspielen.
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1. Die drei Ebenen im Überblick
| Ebene | Wer stellt sie ein? | Wo? | Wirkung |
|---|---|---|---|
| Plattform | Das Finito-Team, auf Ihre Anfrage | Sichtbar unter Einstellungen › Ansichten als gesperrte Schalter mit Schloss-Symbol | Zusatzfunktionen wie KI-Assistent, KI-Ausgabenverarbeitung oder Regierapporte stehen Ihrer Organisation überhaupt erst zur Verfügung. |
| Organisation | Personen mit «Zugriff auf Organisationsverwaltung» | Einstellungen › Ansichten | Ein Modul wird für die ganze Organisation ein- oder ausgeblendet – für alle Benutzer gleichzeitig. |
| Benutzer | Personen mit «Zugriff auf Benutzerverwaltung» | Meine Benutzer › Benutzer bearbeiten › Berechtigungen | Eine einzelne Person erhält Zugriff auf bestimmte Bereiche – oder arbeitet nur in der Mitarbeiter-App. |
2. Wie die Ebenen zusammenspielen
Ein Bereich erscheint nur, wenn alle zuständigen Ebenen ihn erlauben. Die Ebenen addieren sich nicht, sie schränken sich gegenseitig ein:
- Ist ein Modul unter Ansichten ausgeschaltet, verschwindet es für alle – auch für Personen, die alle Benutzer-Berechtigungen haben.
- Ist eine Funktion von Finito nicht freigeschaltet, lässt sich ihr Schalter unter Ansichten nicht aktivieren.
- Ist ein Modul eingeschaltet, sieht es trotzdem nur, wer die passende Benutzer-Berechtigung hat (sofern das Modul eine verlangt).
Beispiel: Die Demo Firma möchte, dass ihre Büroangestellte Anna Beispiel die Lohnbuchhaltung führt. Dafür muss die Buchhaltung und die Lohnbuchhaltung unter Ansichten eingeschaltet sein (Organisation), und Anna braucht «Zugriff auf Rechnungen» (Benutzer). Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, sieht Anna den Menüpunkt Lohnbuchhaltung nicht.
Zusätzlich braucht die Organisation ein aktives Abonnement (oder eine laufende Testphase). Ist es abgelaufen, sind die meisten Bereiche gesperrt, bis das Abo erneuert ist – unabhängig von allen Berechtigungen. Details im Artikel Abo und Zahlung.
3. Ebene Plattform: Freischaltungen durch Finito
Einige Funktionen schaltet Finito pro Organisation frei, zum Beispiel weil sie zusätzliche Rechenleistung (KI) benötigen oder für bestimmte Branchen gedacht sind. Diese Freischaltungen kann nur das Finito-Team ändern; in Ihrer Organisation sind sie nur sichtbar, nicht veränderbar.
| Freischaltung | Was sie ermöglicht | Standard |
|---|---|---|
| KI-Ausgabenverarbeitung | Belege automatisch per KI auslesen; zusätzlich die Einstellungsseite KI-Aufgaben. | gesperrt, anfragbar |
| KI-Assistent | Fragen zu Ihren Daten stellen und Aufgaben, Zeiten und Offerten per Chat erledigen. | gesperrt, anfragbar |
| Wochenrapporte | Regierapporte mit KI-Erkennung von Rapportfotos, inklusive Einstellungsseite Regierapport. | gesperrt, anfragbar |
| Dateien | Das zentrale Dateien-Modul. | freigeschaltet |
| Chat | Der Team-Chat Ihrer Organisation. | freigeschaltet |
| Auswertungen der Buchhaltung | Der Menüpunkt mit Bilanz, Erfolgsrechnung und weiteren Berichten in der Buchhaltung. | auf Anfrage beim Support |
| Task Management, Marktplatz, Automations, Immobilienverwaltung | Branchen- und Zusatzmodule. Erst nach der Freischaltung erscheint die entsprechende Zeile unter Ansichten. | auf Anfrage beim Support |
| Maximale Dateigrösse | Obergrenze für einzelne Uploads (standardmässig 20 MiB). Ist eine Datei zu gross, können Sie direkt im Hinweis eine höhere Grenze anfragen. | 20 MiB, anfragbar |
Eine Freischaltung anfragen
- Öffnen Sie Einstellungen › Ansichten.
- Gesperrte Funktionen tragen ein Schloss-Symbol und den Hinweis «Vom Plattform-Admin nicht freigeschaltet.»
- Klicken Sie auf «Freischaltung anfragen». Die Schaltfläche wechselt auf «Anfrage gesendet», und die Anfrage erscheint in Ihrer Aktivität als «Funktionszugriff angefragt».
- Sobald Finito die Funktion freigeschaltet hat, aktivieren Sie den Schalter und speichern. Erst dann ist das Modul für Ihre Benutzer sichtbar (Ebene Organisation).
Ausführlich beschrieben ist das im Artikel Funktionen aktivieren und verwalten.
4. Ebene Organisation: Module ein- und ausschalten
Unter Einstellungen › Ansichten entscheidet Ihre Organisation, welche Module sie nutzt. Die Seite erreichen Personen mit «Zugriff auf Organisationsverwaltung» über das Avatar-Menü oben rechts (Meine Organisation). Ein ausgeschaltetes Modul verschwindet für alle Benutzer aus Menü und Navigation; die Daten bleiben erhalten und sind nach dem Wiedereinschalten wieder da.
| Schalter unter «Ansichten» | Blendet ein bzw. aus |
|---|---|
| Projekte | Projekte, Aufgaben (Task-Board), Projektkarte und Deckungsbeiträge |
| Kalender | Kalender und Einsatzplanung (der Kalender bleibt sichtbar, solange Projekte eingeschaltet sind) |
| Kunden | Kundenverwaltung |
| Angebote | Offerten |
| Anfragen | Anfragen und CRM (Leads) |
| Firmendienstleistungen | Dienstleistungen und Produkte |
| Lagerverwaltung | Lager sowie die Lagerfunktionen im Material-Register eines Projekts |
| Buchhaltung | Den ganzen Bereich Buchhaltung: Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen, Liquiditätsplanung, Auswertungen |
| Lohnbuchhaltung | Lohnbuchhaltung (zusätzlich zur Buchhaltung; der Schalter erscheint, sofern die Lohnbuchhaltung für Ihr Land verfügbar ist) |
| Bank-Importformate | Den Import von Kontoauszügen (Workflows); ohne aktives Format ist er ausgeblendet |
| Mitarbeiterzeiterfassung | Zeiterfassung, Abwesenheitstypen und Tagesbericht-Einstellungen |
| HR | HR-Übersicht mit Personal, Abwesenheiten und Saldo |
| Dateien* | Dateien-Modul |
| Chat* | Team-Chat (der Chat mit dem Finito Team bleibt davon unberührt) |
| KI-Assistent* | KI-Assistent |
| KI-Ausgabenverarbeitung* | Automatisches Auslesen von Belegen |
| Wochenrapporte* | Regierapporte in der Buchhaltung |
| Meine Mandanten | Partner- und Mandantenverbindungen im Avatar-Menü |
| Zeiterfassungs-Timer, Hilfesymbole | Timer in der Kopfzeile bzw. Hilfe-Icons in der Oberfläche |
* Setzt zusätzlich eine Freischaltung durch Finito voraus (Ebene Plattform).
Partner und Treuhand
Über Meine Mandanten verbinden Sie Ihre Organisation mit einer anderen Finito-Organisation, etwa Ihrer Treuhand. Mit dem Schalter «Impersonieren» erlauben Sie der Partnerorganisation, in Ihre Organisation zu wechseln und dort zu arbeiten. Jeder Wechsel erscheint in Ihrer Aktivität als «Partner hat in die Organisation gewechselt». Sie können den Schalter jederzeit wieder ausschalten. Mehr dazu im Artikel Mandanten und Partner.
API-Schlüssel und KI-Verbindungen
Ein API-Schlüssel hat keine eigenen Rechte: Er handelt immer als die Person, der er gehört, mit genau deren Berechtigungen. Dasselbe gilt für eine Verbindung mit Claude (MCP); den Zugriff auf die Buchhaltung bietet Finito bei der Verbindung nur Personen mit «Zugriff auf Rechnungen» an, und er muss ausdrücklich angewählt werden. Wird einer Person eine Berechtigung entzogen, gilt das auch für ihre Schlüssel und Verbindungen. Siehe API-Schnittstelle und Claude verbinden.
5. Ebene Benutzer: Berechtigungen pro Person
Finito kennt keine festen Rollen, sondern einzelne Berechtigungen, die Sie pro Person im Dialog «Benutzer bearbeiten» unter Berechtigungen setzen. Eine Berechtigung öffnet einen ganzen Bereich: Wer Zugriff hat, kann dort Einträge ansehen, erstellen, bearbeiten, versenden und löschen. Einzelne Handlungen sind nur dort zusätzlich geschützt, wo es die Tabelle erwähnt (z. B. Rapporte freigeben).
| Berechtigung (Bezeichnung im Dialog) | Was sie öffnet |
|---|---|
| Nur Arbeiter Ansicht | Die Person arbeitet ausschliesslich in der Mitarbeiter-App: eigene Projekte und Aufgaben, eigene Rapporte und Zeiten, eigener Kalender und Abwesenheiten. Die Büro-Oberfläche ist gesperrt, alle übrigen Bürorechte sind dann ausgegraut. Vertrauliche Ordner bleiben verborgen. Bei neuen Benutzern ist diese Option vorausgewählt. |
| Gruppenleiter | Nur zusammen mit «Nur Arbeiter Ansicht»: Die Person darf in der Mitarbeiter-App auch für andere Mitarbeitende Zeit erfassen – mehrere Kolleginnen und Kollegen auf einmal. |
| Zugriff auf Offerten | Menüpunkt Angebote: Offerten erstellen, bearbeiten und versenden. |
| Zugriff auf Projektverwaltung | Die Wartungsverträge (Abos für Dienstleistungen). Projekte und Aufgaben selbst sehen alle Büro-Benutzer, sobald das Modul Projekte eingeschaltet ist. |
| Zugriff auf Kundenverwaltung | Menüpunkte Kunden und Dienstleistungen (Produkte). |
| Zugriff auf Lagerverwaltung | Menüpunkt Lager sowie Lieferscheine und Lagerfunktionen im Material-Register eines Projekts. |
| Zugriff auf Rechnungen | Den ganzen Bereich Buchhaltung: Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen, Liquiditätsplanung, Lohnbuchhaltung, Auswertungen, Workflows und Regierapporte – jeweils soweit die Module eingeschaltet sind. Ausserdem vertrauliche Ordner in den Dateien (z. B. das Lohnausweis-Archiv). |
| Zugriff auf Aktivitätsübersicht | Menüpunkt Aktivität mit dem Protokoll aller Ereignisse der Organisation. |
| Zugriff auf Benutzerverwaltung | Meine Benutzer: Benutzer anlegen, bearbeiten, löschen, Passwörter setzen, Anmelde-Links erstellen und Berechtigungen vergeben. Ausserdem die HR-Übersicht, die Einstellung Abwesenheitstypen, das Prüfen und Freigeben von Rapporten, die Team-Ansicht der Zeiterfassung und das Erfassen von Rapporten für andere. |
| Zugriff auf Organisationsverwaltung | Meine Organisation (Einstellungen), darunter Ansichten, Kontierung, Buchungsanweisungen, MWST, API-Schlüssel, E-Mail-Eingang, Kennzahlen, Projekt-Status und Tagesbericht. Ausserdem: gespeicherte Ansichten als öffentlichen Link veröffentlichen und Buchhaltungsperioden sperren oder wieder öffnen. |
| Darf Preise sehen | Zeigt die Einnahmen von Maschinen in Projekten. Preise in Offerten, Rechnungen und Produkten sind davon nicht betroffen – wer diese Bereiche öffnen darf, sieht auch deren Preise. |
| Zugriff auf Benutzerereignisverwaltung | Im Kalender die Termine und Abwesenheiten aller Mitarbeitenden sehen, für andere erfassen und Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen. Ohne diese Berechtigung sieht die Person nur ihren eigenen Kalender, und ihre Einträge brauchen je nach Abwesenheitstyp eine Genehmigung. |
| Zugriff auf Mandanten | Meine Mandanten: Partnerbeziehungen verwalten und – wo erlaubt – in eine Mandanten-Organisation wechseln. |
| Chat mit dem Finito Team | Im Chat direkt mit dem Finito-Support schreiben – auch wenn der Team-Chat ausgeschaltet ist. Der Organisationsinhaber hat diesen Zugriff immer. |
Was alle Büro-Benutzer sehen
Einige Bereiche hängen nur davon ab, ob das Modul eingeschaltet ist, und brauchen keine eigene Benutzer-Berechtigung: Dashboard, Projekte, Aufgaben, Kalender, Zeiterfassung, Anfragen und CRM, Dateien, Chat, Immobilien und Marktplatz. Wer diese Bereiche nicht sehen soll, arbeitet am besten mit «Nur Arbeiter Ansicht».
Der Organisationsinhaber
Die Person, die Finito für Ihre Organisation registriert hat, ist der Organisationsinhaber. Der Inhaber hat einige Rechte, die sich nicht übertragen lassen:
- Nur er sieht den Zahlungsplan und kann das Abo abschliessen, ändern oder kündigen.
- Er hat immer Zugriff auf den Chat mit dem Finito Team.
- Er kann in der Benutzerverwaltung nicht gelöscht werden.
- Er darf bei Bedarf zusätzliche Benutzerplätze über das Abo hinaus hinzufügen.
Die übrigen Berechtigungen des Inhabers sind gewöhnliche Schalter: Sie gelten nur, solange sie gesetzt sind, und jede Person mit «Zugriff auf Benutzerverwaltung» kann sie ändern. Eine automatische Vollberechtigung gibt es nicht.
Vergeben Sie «Zugriff auf Benutzerverwaltung» nur an Personen, denen Sie voll vertrauen: Sie können die Berechtigungen aller Benutzer ändern – auch ihre eigenen (ausser «Nur Arbeiter Ansicht» und «Benutzerverwaltung») und die des Inhabers. Jede Änderung an einem Benutzer erscheint in der Aktivität als «Benutzer aktualisiert».
6. Gesamtübersicht: Wer darf was?
Die Tabelle zeigt für jeden Bereich, welche Ebenen ihn steuern. «–» bedeutet: Diese Ebene spielt für den Bereich keine Rolle.
| Bereich | Plattform (Finito) | Organisation (Ansichten) | Benutzer (Berechtigung) |
|---|---|---|---|
| Projekte, Aufgaben | – | Projekte | – (Büro-Ansicht) |
| Wartungsverträge | – | – | Zugriff auf Projektverwaltung |
| Kunden | – | Kunden | Zugriff auf Kundenverwaltung |
| Dienstleistungen / Produkte | – | Firmendienstleistungen | Zugriff auf Kundenverwaltung |
| Anfragen, CRM | – | Anfragen | – (Büro-Ansicht) |
| Offerten (Angebote) | – | Angebote | Zugriff auf Offerten |
| Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen, Liquidität | – | Buchhaltung | Zugriff auf Rechnungen |
| Auswertungen der Buchhaltung | Auswertungen | Buchhaltung | Zugriff auf Rechnungen |
| Kontoauszug-Import (Workflows) | – | Buchhaltung + Bank-Importformate | Zugriff auf Rechnungen |
| Lohnbuchhaltung | – | Buchhaltung + Lohnbuchhaltung | Zugriff auf Rechnungen (nicht in der Arbeiter-Ansicht) |
| Regierapporte | Wochenrapporte | Buchhaltung + Wochenrapporte | Zugriff auf Rechnungen |
| KI-Ausgabenverarbeitung | KI-Ausgabenverarbeitung | KI-Ausgabenverarbeitung | – |
| HR-Übersicht | – | HR | Zugriff auf Benutzerverwaltung |
| Lager | – | Lagerverwaltung | Zugriff auf Lagerverwaltung |
| Dateien | Dateien | Dateien | – |
| Vertrauliche Ordner | Dateien | Dateien | Zugriff auf Rechnungen, nicht in der Arbeiter-Ansicht |
| Zeiterfassung, Rapporte | – | Mitarbeiterzeiterfassung | – (eigene); Benutzerverwaltung für Team-Ansicht, Freigabe und Rapporte für andere; Gruppenleiter in der Mitarbeiter-App |
| Kalender | – | Kalender oder Projekte | – (eigener Kalender); Benutzerereignisverwaltung für alle Mitarbeitenden und Genehmigungen |
| Team-Chat | Chat | Chat | – |
| Chat mit dem Finito Team | – | – | Chat mit dem Finito Team (Inhaber immer) |
| KI-Assistent | KI-Assistent | KI-Assistent | – (der Assistent sieht, was die Person sehen darf) |
| Immobilien | Immobilienverwaltung | Immobilienverwaltung | – |
| Marktplatz | Marktplatz | Marktplatz | – |
| Meine Mandanten | – | Meine Mandanten | Zugriff auf Mandanten |
| Benutzerverwaltung | – | – | Zugriff auf Benutzerverwaltung |
| Einstellungen der Organisation | – | – | Zugriff auf Organisationsverwaltung |
| API-Schlüssel der Organisation | – | – | Zugriff auf Organisationsverwaltung |
| Aktivität | – | – | Zugriff auf Aktivitätsübersicht |
| Zahlungsplan, Abo | – | – | nur Organisationsinhaber |
7. Typische Einstellungen
| Person in der Demo Firma | Empfohlene Berechtigungen |
|---|---|
| Monteur auf der Baustelle | «Nur Arbeiter Ansicht» – er sieht seine Projekte und erfasst Rapporte in der Mitarbeiter-App. |
| Vorarbeiterin, die für ihr Team rapportiert | «Nur Arbeiter Ansicht» und «Gruppenleiter». |
| Projektleiter im Büro | Büro-Ansicht mit Offerten, Kundenverwaltung, Lagerverwaltung und Benutzerereignisverwaltung – ohne Rechnungen, Benutzer- und Organisationsverwaltung. |
| Buchhalterin | «Zugriff auf Rechnungen», bei Bedarf «Zugriff auf Organisationsverwaltung» für Kontierung und MWST. |
| Geschäftsführung | Alle Berechtigungen, inklusive Benutzer- und Organisationsverwaltung. |
Weiterführende Artikel
- Benutzer und Rollen – Benutzer anlegen, Anmelde-Link, Worker-Ansicht
- Funktionen aktivieren und verwalten – die Seite «Ansichten» im Detail
- Mandanten und Partner – Treuhand-Zugriff und Wechsel in Mandanten
- Aktivitätsprotokoll – nachvollziehen, wer was geändert hat
- Abo und Zahlung – Zahlungsplan und Benutzerplätze
- API-Schnittstelle – API-Schlüssel verwenden