Benutzername und Anmeldung

Nicht jede Person im Team hat eine geschäftliche E-Mail-Adresse – Monteure, Aushilfen oder Lernende arbeiten oft ganz ohne. Damit sich auch diese Mitarbeitenden anmelden können, hat in Finito jeder Benutzer einen Benutzernamen. Dieser Artikel erklärt, wie die Anmeldung funktioniert, wie Sie einen Benutzernamen vergeben und was Sie für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse beachten sollten.

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1. So melden sich Mitarbeitende an

Im Anmeldeformular heisst das erste Feld «Benutzername oder E-Mail». Beides funktioniert: Wer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, kann sich damit anmelden, wer keine hat, meldet sich mit dem Benutzernamen an.

  • Gross- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Die Eingaben max.muster, Max.Muster und MAX.MUSTER führen zum selben Konto – ebenso bei der E-Mail-Adresse.
  • Das Passwort bleibt unverändert. Ob Benutzername oder E-Mail: es ist dasselbe Konto mit demselben Passwort.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung wirkt gleich, unabhängig davon, womit sich die Person anmeldet (2FA einrichten).
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Bestehende Konten behalten ihren bisherigen Benutzernamen. Wer sich heute mit der E-Mail-Adresse anmeldet, kann das unverändert weiter tun.

2. Benutzername beim Anlegen eines Mitarbeiters

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und klicken Sie auf «Mitarbeiter hinzufügen». Der Dialog enthält direkt unter dem Namen das Pflichtfeld Benutzername.

  1. Erfassen Sie Vorname und Nachname. Finito schlägt daraufhin automatisch einen Benutzernamen im Format vorname.nachname vor – aus «Max Muster» wird max.muster.
  2. Ist dieser Benutzername schon vergeben, hängt Finito eine Zahl an (max.muster2). Der Vorschlag ist also immer frei.
  3. Möchten Sie einen anderen Namen, überschreiben Sie das Feld einfach. Sobald Sie den Benutzernamen selbst getippt haben, bleibt er stehen – auch wenn Sie den Namen nachträglich korrigieren.
  4. Mit dem Zauberstab-Symbol im Feld holen Sie jederzeit einen neuen Vorschlag auf Basis des aktuellen Namens.
  5. Vergeben Sie ein temporäres Passwort und speichern Sie. Teilen Sie der Person anschliessend Benutzername und Passwort mit – Finito verschickt keine automatische Einladungsmail.
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In der Benutzerliste steht der Benutzername unter dem Namen der Person, sobald er nicht mit ihrer E-Mail-Adresse übereinstimmt. So finden Sie die Zugangsdaten später wieder, ohne den Dialog zu öffnen.

3. Welche Benutzernamen sind erlaubt?

Regel Erklärung
Erlaubte Zeichen Kleinbuchstaben a–z, Ziffern 0–9 sowie die Zeichen . _ - @ +. Keine Leerzeichen, keine Umlaute – schreiben Sie also mueller statt müller.
Mindestens 3 Zeichen Kürzere Benutzernamen weist Finito mit einem Hinweis zurück.
Immer kleingeschrieben Grossbuchstaben werden beim Speichern automatisch in Kleinbuchstaben umgewandelt.
Eindeutig Ein Benutzername kann in ganz Finito nur einmal vorkommen – auch über Organisationen hinweg. Ist er vergeben, erscheint der Hinweis «Dieser Benutzername ist bereits vergeben.»
Keine fremde E-Mail-Adresse Weil die Anmeldung auch E-Mail-Adressen akzeptiert, gilt ein Benutzername, der der E-Mail-Adresse einer anderen Person entspricht, ebenfalls als vergeben.

Die Prüfung läuft, sobald Sie das Feld verlassen. Ein bereits vergebener oder ungültiger Benutzername wird direkt im Dialog angezeigt – Sie erfahren es also vor dem Speichern.

4. E-Mail und Telefon sind optional

E-Mail und Telefon sind im Benutzer-Dialog als «Optional» gekennzeichnet und dürfen leer bleiben. Für Mitarbeitende ohne eigene Adresse müssen Sie also keine Hilfskonstruktion mehr erfinden.

Was ohne E-Mail-Adresse nicht funktioniert

  • Passwort vergessen – der Rücksetz-Link wird per E-Mail verschickt. Ohne Adresse kann die Person ihr Passwort nicht selbst zurücksetzen (siehe Abschnitt 5).
  • E-Mail-Benachrichtigungen – Hinweise zu Aufgaben, Rapporten oder Freigaben erreichen die Person nur in der App, nicht per Mail (Benachrichtigungen).
  • Versand aus dem Namen der Person – für Offerten und Rechnungen, die eine Mitarbeiterin selbst verschickt, braucht es eine Adresse.
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Empfehlung: Hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse überall, wo eine existiert – auch eine private. Für reine Feldmitarbeitende, die nur Zeiten und Rapporte erfassen, genügt der Benutzername vollständig.

5. Passwort vergessen und Passwort neu setzen

Mit E-Mail-Adresse

Die Person klickt im Anmeldeformular auf «Passwort vergessen» und gibt dort ihren Benutzernamen oder ihre E-Mail-Adresse ein. Der Link zum Zurücksetzen geht an die hinterlegte Adresse und ist drei Stunden gültig.

Ohne E-Mail-Adresse

Hier setzen Sie das Passwort in der Benutzerverwaltung neu: Klicken Sie in der Benutzerliste auf das Schloss-Symbol der Zeile («Neues Passwort für diesen Benutzer festlegen»), vergeben Sie ein temporäres Passwort und geben Sie es der Person weiter.

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Geben Sie Zugangsdaten nie über einen offenen Gruppenchat weiter und bitten Sie die Person, das temporäre Passwort nach der ersten Anmeldung unter Mein Profil zu ändern.

6. Benutzername nachträglich ändern

Öffnen Sie den Benutzer in der Benutzerverwaltung und passen Sie das Feld Benutzername an. Es gelten dieselben Regeln wie beim Anlegen, und der Benutzername der bearbeiteten Person selbst zählt dabei nicht als «vergeben».

  • Ab dem Speichern gilt der neue Name. Informieren Sie die Person, sonst meldet sie sich beim nächsten Mal mit dem alten Namen an und kommt nicht hinein.
  • Die E-Mail-Anmeldung bleibt bestehen. Ist eine Adresse hinterlegt, funktioniert sie weiterhin – auch wenn der Benutzername inzwischen ein anderer ist.
  • Alte Benutzernamen bleiben gültig. Konten, die vor diesen Regeln angelegt wurden, dürfen ihren bisherigen Benutzernamen behalten; angepasst werden muss er nur, wenn Sie ihn selbst ändern.

Wie Sie Benutzer anlegen, Gruppen bilden und Berechtigungen vergeben, lesen Sie im Artikel Benutzer und Rollen.

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