Organisation einrichten

So finden Sie sich in den Einstellungen zurecht

Links neben dem Inhalt listet die Einstellungsnavigation alle Module Ihrer Organisation, nach Themen gruppiert: Organisation, Verkauf & Dokumente, Buchhaltung, Team & Zeit und Automatisierung. Unter jedem Modul steht in einem Satz, was Sie dort einstellen. Das geöffnete Modul ist violett hervorgehoben, und die Pfadzeile über dem Inhalt zeigt, wo Sie sich befinden (z. B. Einstellungen › Buchhaltung › Kontierung).

• Modul suchen – das Suchfeld durchsucht Namen und Beschreibungen. Wer «Mahnungen» eintippt, landet so direkt bei den Rechnungen.
• Beschreibungen – mit dem Schalter unten in der Navigation blenden Sie die Beschreibungen aus und erhalten eine kompakte Liste. Finito merkt sich Ihre Wahl.
• Oranger Punkt – ein Modul mit einem orangen Punkt braucht noch Ihre Aufmerksamkeit, zum Beispiel der Regierapport, solange noch keine Funktion mit Ansatz erfasst ist.
• Speichern & Verwerfen – beide Schaltflächen stehen immer oben rechts in der Pfadzeile. Sobald Sie etwas ändern, erscheint daneben «Speichern nicht vergessen»; nach dem Speichern bestätigt Finito kurz mit «Gespeichert». Verwerfen stellt den zuletzt gespeicherten Stand wieder her.

1. Stammdaten erfassen (Modul «Firmendetails»)

Im Modul Firmendetails pflegen Sie die grundlegenden Angaben zu Ihrer Organisation. Diese Daten erscheinen auf Rechnungen, Offerten und anderen Dokumenten.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen und wählen Sie in der Gruppe Organisation das Modul Firmendetails.
2. Füllen Sie unter Firma folgende Felder aus:
   • Firmenname – erscheint auf allen PDF-Dokumenten.
   • Adresse – Strasse und Hausnummer.
   • Postleitzahl und Ortschaft.
3. Erfassen Sie unter Kontakt die Angaben der verantwortlichen Person: Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon.
4. Falls Ihre Organisation mehrwertsteuerpflichtig ist, stellen Sie MWST-pflichtig auf «Ja» und ergänzen Sie darunter die MWST-Nummer (Format: CHE-123.456.789 MWST) sowie den MwSt.-Wert in Prozent. Bei «Nein» wird der MWST-Bereich ausgeblendet und auf Rechnungen wird keine MWST ausgewiesen.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

2. Funktionen und Module aktivieren (Modul «Ansichten»)

Im Modul Ansichten legen Sie fest, welche Module in der Navigation eingeblendet werden. Nur aktivierte Module erscheinen im Menü – das hält die Oberfläche übersichtlich.

Verfügbare Module

Zusätzliche Einstellungen

• Hilfesymbole – blendet kontextsensitive Hilfe-Icons in der Benutzeroberfläche ein. Empfohlen für den Einstieg.
• KI-Ausgabenverarbeitung – automatisches Auslesen von Lieferantenrechnungen per KI (muss vom Administrator freigeschaltet sein).
• Lohnbuchhaltung – Lohnabrechnung direkt in Finito (sofern für Ihre Organisation verfügbar).

1. Klicken Sie auf das gewünschte Modul-Kachel, um es zu aktivieren (blau = aktiv).
2. Klicken Sie erneut, um ein Modul zu deaktivieren.
3. Bestätigen Sie mit Speichern.

3. Rechnungseinstellungen (Modul «Rechnungen»)

Im Modul Rechnungen konfigurieren Sie das Erscheinungsbild und die Standardwerte für alle neu erstellten Rechnungen.

PDF-Gestaltung

• PDF Vorlagenfarbe – Akzentfarbe für Rechnungs-PDFs wählen.
• Begrüssungstext – erscheint am Anfang jeder Rechnung.
• Abschlusstext – erscheint am Ende jeder Rechnung.

Bankkonto und Währung

1. Wählen Sie unter Bankkonto das Konto aus, das auf Rechnungen aufgedruckt wird. Ist noch kein Konto vorhanden, klicken Sie auf «Konto hinzufügen» und erfassen Sie IBAN und Kontoname.
2. Wählen Sie die gewünschte Währung (z. B. CHF, EUR) für alle neuen Rechnungen.

Nummerierung

• Startnummer – legt fest, mit welcher Nummer die erste Rechnung beginnt (z. B. 1001).
• Das Nummernmuster erlaubt es, ein eigenes Format zu definieren – zum Beispiel mit Jahreszahl-Präfix oder eigenem Kürzel.

Weitere Standardwerte

4. Offerten-Einstellungen (Modul «Angebote»)

Im Modul Angebote definieren Sie Standardwerte und zusätzliche Anhänge für Offerten-PDFs.

PDF-Gestaltung und Texte

• PDF Vorlagenfarbe – Akzentfarbe für Offerten-PDFs.
• Begrüssungstext – erscheint am Anfang jedes Angebots.
• Abschlusstext – erscheint am Ende jedes Angebots.
• Standard Gültigkeitsdauer in Tagen – wie viele Tage ein Angebot standardmässig gültig ist.
• Standard E-Mail-Text für Offerten – Vorgabe-Nachricht beim Versand per E-Mail.

Nummerierung

• Startnummer – legt die erste Angebotsnummer fest.
• Das Nummernmuster kann analog zu den Rechnungen individuell gestaltet werden.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Unter Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) können Sie eine PDF-Datei mit Ihren AGBs hochladen. Wenn die Option «AGBs an Angebots-PDFs anhängen» aktiviert ist, wird das Dokument automatisch an jede neue Offerte angehängt.

1. Klicken Sie auf PDF hochladen und wählen Sie Ihre AGB-Datei.
2. Aktivieren Sie den Schalter «AGBs an Angebots-PDFs anhängen», sobald die Datei hochgeladen ist.

Bestellformular

Das Bestellformular hängt am Ende von Offerten-PDFs eine unterschreibbare Seite an. Per Schalter «Bestellformular an Angebots-PDFs anhängen» lässt sich der Standard für neue Angebote festlegen – pro Angebot bleibt die Option weiterhin umschaltbar.

• Zahlungskonditionen (Text) – erscheint im Bestellformular.
• Bestätigungstext – Unterschriftsblock im Bestellformular.

5. Kontenzuweisung (Modul «Kontierung»)

Im Modul Kontierung verwalten Sie die Konten, die beim Erfassen von Lieferantenrechnungen und Kosten in der Buchhaltung zur Auswahl stehen.

1. Klicken Sie auf Konto hinzufügen, um ein neues Konto anzulegen.
2. Füllen Sie die Felder aus:
   • Kontonummer – z. B. 6500
   • Name – z. B. «Verwaltungsaufwand»
   • Kontotyp – Klassifizierung des Kontos.
   • Reihenfolge – bestimmt die Sortierung in der Auswahlliste.
   • Beschreibung – optionale Erläuterung.
   • Aktiv / Standard – aktive Konten erscheinen in der Auswahl; das Standardkonto wird beim Buchen vorbelegt.
3. Speichern Sie das Konto.
4. Bestehende Konten können über das Bearbeitungs-Icon angepasst oder über den Aktiv-Schalter vorübergehend deaktiviert werden.