Projekte verwalten

Projekte sind das Herzstück der täglichen Arbeit in Finito. Hier laufen Aufgaben, Zeitrapporte, Dokumente und Abrechnung zusammen. Sie können Projekte direkt anlegen oder aus einer bestehenden Offerte erzeugen – so wird der Übergang vom Angebot zum laufenden Projekt reibungslos.

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Video: Projekte verwalten

1. Projekt anlegen

  1. Navigieren Sie zu Alle Projekte in der Hauptnavigation.
  2. Klicken Sie oben rechts auf «Neues Projekt».
  3. Füllen Sie die Pflichtfelder im Dialog aus:
    • Titel – aussagekräftiger Projektname
    • Status – z. B. Entwurf, In Bearbeitung oder Erledigt
    • Kunde – wählen Sie einen bestehenden Kunden aus
  4. Optional können Sie folgende Felder befüllen:
    • Startdatum / Enddatum – definiert den geplanten Zeitrahmen
    • Mitarbeiter – weisen Sie eine oder mehrere Personen zu
    • Standort – Adresse des Projekts (Klick öffnet direkt Google Maps)
    • Beschreibung – interne Notizen zum Projekt
  5. Klicken Sie auf «Speichern». Das Projekt erscheint sofort in der Projektliste.
ℹ

Jedem Projekt können Sie über das Farbfeld eine Kalenderfarbe zuweisen. So lassen sich Projekte im Kalender auf den ersten Blick unterscheiden.

2. Projektdetails und Beteiligte

Die Detailansicht eines Projekts öffnen Sie durch Klick auf den Projektnamen in der Liste. Sie ist in mehrere Reiter gegliedert:

Reiter Inhalt
Details Stammdaten, Status, Kunde, Daten, Mitarbeiter, Anzahl Aufgaben und Dokumente
Aufgaben Alle Aufgaben des Projekts; neue Aufgaben anlegen und Status direkt ändern
Rapporte Zeitrapporte und Arbeitsberichte der zugewiesenen Mitarbeiter
Dokumente Dateien hochladen und verwalten
Rechnungen Projektbezogene Rechnungen erstellen und einsehen
Nachkontrolle Rentabilitätsübersicht des Projekts
Aktivität Änderungsprotokoll aller Projektaktivitäten

Mitarbeiter zuweisen

Im Reiter Details sehen Sie unter Mitarbeiter alle aktuell zugewiesenen Personen. Um Beteiligte hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf das «+»-Symbol neben der Mitarbeiterliste. Im Dialog Projektbeauftragte können Sie beliebig viele Personen auswählen.

Optionen-Menü

Über die Schaltfläche «Optionen» oben rechts stehen weitere Aktionen bereit:

  • Bearbeiten – Projektdaten nachträglich anpassen
  • Rechnung erstellen – direkt aus dem Projekt eine Rechnung anlegen
  • Mit Partnern teilen – das Projekt einer Partnerorganisation zugänglich machen
  • Bewertungsseite – Link zur Kundenbewertung generieren
  • Löschen – Projekt unwiderruflich entfernen
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Das Löschen eines Projekts entfernt auch alle verknüpften Aufgaben und Kommentare. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

3. Dokumente und Kommentare

Dokumente

Im Reiter Dokumente können Sie beliebig viele Dateien (Pläne, Fotos, Verträge usw.) direkt am Projekt ablegen.

  1. Wechseln Sie in der Projektdetailansicht zum Reiter «Dokumente».
  2. Klicken Sie auf «Datei hochladen» und wählen Sie die gewünschte Datei aus.
  3. Die Datei erscheint sofort in der Dokumentenliste und ist für alle zugewiesenen Mitarbeiter sichtbar.
  4. Nicht mehr benötigte Dokumente können über das Aktionsmenü gelöscht werden.
ℹ

Die Anzahl der hinterlegten Dokumente wird in der Übersichtsseite des Projekts unter Dokumente direkt angezeigt.

Kommentare

Kommentare erlauben den internen Austausch direkt am Projekt, ohne E-Mail oder Chat nutzen zu müssen.

  1. Bleiben Sie im Reiter «Details» – der Kommentarbereich befindet sich unterhalb der Projektinformationen.
  2. Klicken Sie auf «Kommentar hinzufügen».
  3. Erfassen Sie den Inhalt und speichern Sie.
  4. Bestehende Kommentare können bearbeitet oder gelöscht werden (Aktionsmenü «...» pro Zeile).

Jeder Kommentar zeigt Autor, Erstellt am und Zuletzt bearbeitet am.

4. Fortschritt und Status verfolgen

Der Status eines Projekts gibt jederzeit Auskunft darüber, in welcher Phase sich die Arbeit befindet. Er lässt sich direkt in der Detailansicht ändern – ohne den Bearbeiten-Dialog öffnen zu müssen.

Status Bedeutung
Entwurf Projekt ist angelegt, aber noch nicht gestartet
Offeriert Dem Kunden wurde eine Offerte unterbreitet
Akzeptiert Auftrag ist bestätigt, Arbeit kann beginnen
In Bearbeitung Aktive Ausführungsphase
Erledigt Projekt ist abgeschlossen
Abgebrochen Projekt wurde eingestellt
⚠

Ist das Enddatum überschritten und das Projekt weder Erledigt noch Abgebrochen, erscheint in der Detailansicht eine rote Warnung «Überfällig». Passen Sie das Enddatum an oder setzen Sie den Status auf Erledigt, um die Warnung zu entfernen.

Aufgaben und Rapporte als Fortschrittsindikator

Im Reiter «Aufgaben» sehen Sie alle verknüpften Aufgaben mit deren Status. Im Reiter «Nachkontrolle» können Sie die erbrachten Leistungen den budgetierten Werten gegenüberstellen.

Netto oder brutto in der Nachkontrolle

Über dem Zahlenblock wählen Sie die Basis. Ist Ihre Firma mehrwertsteuerpflichtig, steht die Nachkontrolle standardmässig auf Netto: Einnahmen ohne MWST, Ausgaben ohne Vorsteuer. Das ist der Betrag, der Ihnen tatsächlich bleibt – die Mehrwertsteuer liefern Sie an die ESTV ab und die Vorsteuer holen Sie zurück. Mit Brutto sehen Sie dieselben Zahlen so, wie fakturiert und bezahlt wurde. Firmen ohne MWST-Pflicht sehen nur eine Zahl, weil beide gleich sind. Dieselben Werte für alle Projekte auf einmal zeigt die Tabelle Deckungsbeitrag pro Projekt.

ℹ

Bei Belegen, die bereits verbucht sind, stammt die Vorsteuer aus der Journalbuchung – also aus demselben Betrag, der in der MWST-Abrechnung steht. Noch nicht verbuchte Belege rechnen mit dem MWST-Feld des Belegs; bei gemischten Steuersätzen oder Rundungen kann das leicht abweichen. Wie viele Belege das betrifft, steht neben der Auswahl.

5. Aus Offerte zu Projekt

Sobald eine Offerte vom Kunden akzeptiert wird, lässt sie sich mit einem einzigen Klick in ein Projekt umwandeln – alle relevanten Daten werden automatisch übernommen.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Offerte in der Detailansicht.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Menü-Symbol (drei Punkte).
  3. Wählen Sie «In Projekt umwandeln».
  4. Im Dialog legen Sie fest, ob aus den Offertenpositionen Aufgaben werden sollen. «Positionen als Aufgaben übernehmen» ist angehakt – entfernen Sie den Haken für ein Projekt ohne Aufgaben.
  5. Finito erstellt das neue Projekt und öffnet die Projektdetailansicht direkt – Sie können sofort Mitarbeiter zuweisen und Aufgaben anlegen.
ℹ

Der Kundenname und die Adresse aus der Offerte werden beim Umwandeln ins Projekt übernommen. Titel und Beschreibung können Sie danach in den Projektdetails jederzeit anpassen.

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