Aufgaben und Task-Board – Hilfe

1. Aufgabe erstellen und zuweisen

Neue Aufgabe anlegen

Navigieren Sie in der Hauptnavigation zu Aufgaben-Board.
Klicken Sie innerhalb einer Spalte (Bucket) auf die Schaltfläche «Aufgabe hinzufügen» am unteren Rand der Spalte.
Geben Sie im Dialog einen Namen (Pflichtfeld) und optional eine Beschreibung ein.
Klicken Sie auf «Erstellen». Die Aufgabe erscheint sofort in der gewählten Spalte.

Aufgabe bearbeiten und Details erfassen

Öffnen Sie das Kontextmenü einer Aufgabenkarte (drei Punkte) und wählen Sie «Bearbeiten». Im Bearbeitungsdialog stehen folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Name	Titel der Aufgabe (Pflichtfeld, max. 1 024 Zeichen).
Beschreibung	Freier Text mit näheren Angaben zur Aufgabe (max. 2 048 Zeichen).
Priorität	Niedrig, Regular, Hoch oder Dringend.
Fälligkeitsdatum	Termin, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
Projekt	Verknüpft die Aufgabe mit einem bestehenden Projekt.
Kunde	Alternativ zum Projekt: direkte Zuweisung an einen Kunden (nur wenn kein Projekt gewählt ist).
Mitarbeiter	Beliebig viele Mitarbeitende, die an der Aufgabe arbeiten.
Tags	Farbige Schlagwörter zur freien Kategorisierung.
Subtasks	Checklisten-Gruppen mit einzelnen Teilaufgaben (abhakbar).
Dokumente	Dateianhänge – auch per Einfügen aus der Zwischenablage hochladbar.

ℹ

Den direkten Link zu einer Aufgabe kopieren Sie über das Teilen-Symbol ( share) im Bearbeitungsdialog. So können Sie Teamkolleginnen und -kollegen schnell auf eine bestimmte Aufgabe hinweisen.

Maximale Dateigrösse

Pro Datei gilt für Ihre Organisation eine Obergrenze – standardmässig 20 MB. Ist ein Anhang grösser, meldet Finito das sofort beim Auswählen und nennt Ihr aktuelles Limit; hochgeladen wird die Datei gar nicht erst.

Brauchen Sie mehr, klicken Sie in dieser Meldung auf Höheres Limit anfragen. Die Anfrage geht an das Finito-Team, das die Grenze für Ihre Organisation anheben kann.

Mitarbeitende zuweisen

Öffnen Sie den Bearbeitungsdialog der Aufgabe.
Klicken Sie im Abschnitt Mitarbeiter auf das «+»-Symbol.
Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Liste und bestätigen Sie.

Die zugewiesenen Avatare sind direkt auf der Aufgabenkarte im Board sichtbar.

Aufgabe aus einer Vorlage erstellen

Jede Aufgabe kann als Vorlage gespeichert werden. In einer Bucket-Spalte können Sie zwischen dem normalen Aufgabenmodus und dem Vorlagenmodus wechseln (Symbol swap_horiz im Spaltenkopf ohne Bucket). Klicken Sie im Vorlagenmodus auf «Add task template», um eine Vorlage anzulegen. Um aus einer Vorlage eine neue Aufgabe zu erstellen, öffnen Sie das Kontextmenü der Vorlage und wählen Sie «Erstellen» – oder nutzen Sie das Schnellzugriff-Menü am unteren Spaltenrand.

2. Task-Board (Kanban)

Das Task-Board zeigt alle Aufgaben auf einem Kanban-Board. Spalten heissen in Finito Buckets und entsprechen frei definierbaren Workflow-Stufen wie «Offen», «In Bearbeitung» oder «Abgeschlossen».

Boards und Buckets verwalten

Am unteren Rand des Boards sehen Sie die Tabs aller vorhandenen Boards. Klicken Sie auf «+», um ein neues Board anzulegen.
Über das Dreipunkte-Menü eines Board-Tabs können Sie das Board bearbeiten oder löschen.
Innerhalb eines Boards fügen Sie neue Buckets über «Bucket hinzufügen» (ganz rechts auf dem Board) hinzu.
Bucket-Spalten lassen sich per Drag & Drop umsortieren – fassen Sie den Griff-Anfasser im Spaltenkopf und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position.

Aufgaben verschieben

Drag & Drop: Fassen Sie eine Aufgabenkarte am Griff-Symbol und ziehen Sie sie in eine andere Spalte oder an eine andere Position innerhalb derselben Spalte.
Statusanzeige: Jede Karte zeigt Projekt oder Kunde, Tags, den Subtask-Fortschritt (z. B. «2/5»), die Anzahl Anhänge und Kommentare sowie die zugewiesenen Avatare auf einen Blick.
Dringende Aufgaben: Karten mit der Priorität Dringend sind leicht rot eingefärbt und haben links einen roten Streifen, damit sie in der Spalte sofort auffallen. Sobald die Aufgabe erledigt oder abgebrochen ist, sieht die Karte wieder normal aus.

⚠

Beim Löschen eines Buckets werden alle darin enthaltenen Aufgaben ebenfalls gelöscht. Verschieben Sie Aufgaben in eine andere Spalte, bevor Sie einen Bucket entfernen.

ℹ

Boards des Typs Tasks sind reine Aufgaben-Boards. Daneben gibt es Boards vom Typ Leads, die im CRM-Bereich für die Vertriebspipeline verwendet werden.

3. Aufgaben-Status und Fortschritt

Jede Aufgabe trägt einen der folgenden Status-Werte. Den Status können Sie im Bearbeitungsdialog oder direkt in der Aufgabendetailansicht anpassen:

Status	Bedeutung
Zu erledigen	Aufgabe ist angelegt, aber noch nicht gestartet.
In Bearbeitung	Aufgabe wird aktiv bearbeitet.
Erledigt	Aufgabe ist abgeschlossen.
Abgebrochen	Aufgabe wird nicht weiterverfolgt.

Subtasks (Checklisten)

Im Bearbeitungsdialog können Sie unter Subtasks beliebig viele Checklisten-Gruppen mit einzelnen Teilaufgaben definieren. Jede Teilaufgabe lässt sich direkt im Dialog abhaken. Der Fortschritt (z. B. «3/5 erledigt») wird auf der Aufgabenkarte im Board angezeigt.

Klicken Sie im Abschnitt Subtasks auf «Bearbeiten».
Legen Sie eine oder mehrere Gruppen mit Namen an und fügen Sie Teilaufgaben hinzu.
Klicken Sie auf «Speichern».
Um eine Teilaufgabe als erledigt zu markieren, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox in der Fortschrittsansicht.

ℹ

Verwandte Themen: Wie Sie Aufgaben einem Projekt zuordnen, erfahren Sie unter Projekte verwalten.

4. Listen, Tages- und Wochenansicht

Neben dem Kanban-Board bietet Finito ein separates Aufgabenverwaltungsmodul mit Listen-basierter Organisation sowie Wochen- und Tagesplanung. Sie erreichen es über den Navigationspunkt «Aufgabenboard» (Planer).

Listenansicht

Aufgaben sind in verschachtelten Listen organisiert. Im linken Seitenbereich sehen Sie die Listenstruktur; ein Klick auf eine Liste zeigt alle enthaltenen Aufgaben.
Neue Listen erstellen Sie über «Add List» am unteren Rand der Seitenleiste.
Über das Zahnrad-Symbol in der Toolbar können Sie eine Liste bearbeiten (Name, Einstellungen).
Mit dem Filter-Symbol (filter_alt) blenden Sie Aufgaben nach bestimmten Kriterien ein oder aus.

Wochenansicht

Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol view_week, um zur Wochenansicht zu wechseln. Die Aufgaben werden tagesweise in Spalten angeordnet. Überfällige Aufgaben erscheinen in einer eigenen «Overdue»-Spalte. Aufgaben können per Drag & Drop auf einen anderen Tag verschoben werden.

Tagesansicht

Über das Symbol view_day gelangen Sie zur Tagesansicht mit einer stündlichen Zeiteinteilung. Die Tagesansicht eignet sich besonders für die Feinplanung einzelner Arbeitstage.

ℹ

Für die Verwaltung von Kalenderterminen und Abwesenheiten nutzen Sie den Kalender. Die Wochen- und Tagesansicht im Aufgabenmodul ist ausschliesslich für To-do-Aufgaben gedacht.

5. Aktivitäten und Verlauf

Im Aktivitäts-Widget sehen Sie, was Ihr Team zuletzt getan hat. Es protokolliert Aktionen über alle Aufgaben und Zeiterfassungen hinweg.

Aktivitätsübersicht aufrufen

Klicken Sie im Aufgabenmodul in der Toolbar auf das Aktivitäts-Symbol (audiotrack), um die Aktivitätsansicht zu öffnen.
Die Tabelle zeigt je Ereignis: Zeit (Datum und Uhrzeit), Art der Aktion sowie den Autor mit Avatar.
Nutzen Sie die Filter «Alle Arten» und «Alle Benutzer», um die Ansicht einzugrenzen.

Kommentare an Aufgaben

In der Detailansicht einer Aufgabe (Bearbeitungsdialog) finden Sie unten den Bereich Kommentare. Hier können Sie Nachrichten hinterlassen, die direkt an der Aufgabe sichtbar sind. Die Anzahl vorhandener Kommentare wird als Zahl auf der Aufgabenkarte im Board angezeigt.

Aufgabendetails und Berichte

Die Aufgabendetailseite zeigt neben Titel, Status und allen Feldern auch alle verknüpften Rapporte (Reports). So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Aufwand bereits für eine Aufgabe erfasst wurde.

Zuletzt bearbeitet: Datum und Uhrzeit der letzten Änderung werden in der Aufgabendetailansicht angezeigt.
Erstellt am: Das Erstellungsdatum ist ebenfalls in den Aufgabendetails sichtbar.
Berichte: Rapporte, die einer Aufgabe zugeordnet sind, erscheinen direkt in der Aufgabendetailansicht und können von dort aus bearbeitet werden.