Kunden verwalten
Im Kundenbereich von Finito pflegen Sie Ihren gesamten Kundenstamm – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur bezahlten Rechnung. Jeder Kunde erhält ein eigenes Profil mit Stammdaten, und direkt aus dem Kundenprofil heraus haben Sie Projekte, Rechnungen, Dokumente und Kommentare im Blick. So behalten Sie den Überblick, ohne zwischen verschiedenen Bereichen wechseln zu müssen.
Zuletzt aktualisiert:
1. Kunde anlegen
Neue Kunden erfassen Sie direkt in der Kundenübersicht. Finito unterscheidet zwischen Firma und Privatperson – wählen Sie den passenden Typ gleich beim Anlegen.
- Navigieren Sie zu Kunden in der Hauptnavigation.
- Klicken Sie auf «Neuer Kunde».
- Wählen Sie den Kundentyp: Firma oder Privatperson. Bei Firmen erscheint zusätzlich das Feld Firmenname.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus (siehe Übersicht unten).
- Klicken Sie auf «Speichern».
Den Kundentyp (Firma / Privatperson) können Sie jederzeit nachträglich im Bearbeitungs-Dialog ändern.
2. Kundenprofil und Stammdaten
Das Kundenprofil enthält alle Stammdaten auf einen Blick. Sie öffnen es, indem Sie in der Kundenübersicht auf den gewünschten Kunden klicken, und wechseln dann zum Tab Details.
Verfügbare Felder im Editor
| Feld | Beschreibung | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmenname | Name der Firma | Nur bei Kundentyp «Firma» |
| Vorname / Nachname | Name der Kontaktperson | Bei Firmen: Name des Ansprechpartners |
| Land | Land des Kunden | |
| PLZ / Ort | Postleitzahl und Ortschaft | |
| Adresse | Strasse und Hausnummer | Klick auf die Adresse öffnet Google Maps |
| Telefon | Festnetz-Telefonnummer | |
| Mobiltelefon | Mobilnummer | |
| E-Mail-Adresse | Muss ein gültiges Format haben. Über diese Adresse meldet sich der Kunde auch im Kundenportal an. | |
| Website | Webseite des Kunden | Öffnet sich in einem neuen Tab |
| Tags | Frei wählbare Schlagwörter zur Kategorisierung | Mehrere Tags möglich; mit Enter bestätigen |
| Notizen | Freitextfeld für interne Bemerkungen |
Kunde bearbeiten oder löschen
- Öffnen Sie das Kundenprofil und navigieren Sie zum Tab Details.
- Klicken Sie auf «Optionen» (oben rechts).
- Wählen Sie «Bearbeiten» oder «Löschen».
Das Löschen eines Kunden kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle verknüpften Daten (Projekte, Rechnungen, Dokumente) bleiben zwar erhalten, sind aber nicht mehr dem Kundenprofil zugeordnet.
3. Projekte und Rechnungen je Kunde
Innerhalb eines Kundenprofils finden Sie zwei dedizierte Tabs für Projekte und Rechnungen – so sehen Sie auf einen Blick, was für diesen Kunden läuft oder bereits abgerechnet wurde.
Tab «Projekte»
Der Tab zeigt alle Projekte, die mit diesem Kunden verknüpft sind. Sie können direkt von hier ein neues Projekt für den Kunden erstellen.
- Öffnen Sie das Kundenprofil und klicken Sie auf den Tab Projekte.
- Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie auf «Neues Projekt» (oben rechts, auf Desktop sichtbar).
- Die Projektliste lässt sich nach Name, Status und Zuständigem filtern.
Mehr zur Projektverwaltung finden Sie im Artikel Projekte verwalten.
Tab «Rechnungen»
Der Tab gibt einen finanziellen Überblick für diesen Kunden: Anzahl der Rechnungen, ausstehende und bezahlte Beträge. Die Rechnungen sind in zwei Unterbereiche aufgeteilt:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Offen | Rechnungen, die noch nicht abgeschlossen sind (aktive Rechnungen) |
| Erledigt | Archivierte, bezahlte oder abgeschlossene Rechnungen |
- Öffnen Sie das Kundenprofil und klicken Sie auf den Tab Rechnungen.
- Um eine neue Rechnung für diesen Kunden zu erstellen, klicken Sie auf «Neue Rechnung» (oben rechts).
Offerten und Anfragen finden Sie in den Artikeln Offerten erstellen und Anfragen und Leads.
4. Dokumente und Kommentare
Tab «Dokumente»
Im Dokumenten-Tab ordnen Sie beliebige Dateien direkt einem Kunden zu – zum Beispiel Verträge, Korrespondenz oder Zertifikate. Der Tab funktioniert genau wie der Dateibereich: Sie arbeiten mit Ordnern und Unterordnern, laden Dateien hoch, benennen sie um, teilen sie per Link, löschen sie und durchsuchen sie – nur eben innerhalb dieses einen Kunden.
- Öffnen Sie das Kundenprofil und klicken Sie auf den Tab Dokumente.
- Legen Sie mit Ordner erstellen eine Struktur an – etwa «Verträge», «Korrespondenz», «Pläne» – oder laden Sie direkt in die Startablage hoch.
- Mit Hochladen wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus; sie landen im gerade geöffneten Ordner.
- Über das Menü mit den drei Punkten stehen pro Eintrag Öffnen, Details, Herunterladen, Umbenennen, Teilen und Löschen bereit.
- Die Brotkrumen-Leiste oben zeigt, wo Sie sich befinden; der Eintrag Dokumente führt zurück zur Startablage des Kunden.
Die Dokumente eines Kunden bilden eine eigene Ablage. Sie erscheinen deshalb nicht im allgemeinen Dateibereich Ihrer Organisation und tauchen auch in dessen Suche nicht auf – und umgekehrt. So bleibt die Kundenablage übersichtlich, auch wenn die Organisation Tausende eigener Dateien hat.
Dokumente, die Sie vor der Umstellung auf Ordner hochgeladen haben, liegen unverändert in der Startablage des jeweiligen Kunden. Sie müssen nichts nachführen.
Kommentare (Details-Tab)
Kommentare sind interne Notizen, die direkt im Kundenprofil gespeichert werden. Sie sind nur für Mitglieder Ihrer Organisation sichtbar und eignen sich für Gesprächsnotizen, Absprachen oder Erinnerungen.
- Öffnen Sie den Tab Details und klicken Sie auf «Optionen», dann auf «Kommentar hinzufügen». Alternativ: Klicken Sie direkt im Kommentarbereich auf das Plus-Symbol.
- Geben Sie den Kommentartext ein und speichern Sie.
- Eigene Kommentare können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden (Klick auf «Optionen» beim jeweiligen Kommentar).
- Wer sieht die Kommentare? Alle Mitglieder Ihrer Organisation mit Zugang zum Kundenbereich können die Kommentare lesen. Bearbeiten und löschen können nur die Autoren des jeweiligen Kommentars.
- Kommentar vs. Notiz: Das Feld «Notizen» in den Stammdaten eignet sich für dauerhafte Informationen zum Kunden. Kommentare sind besser geeignet für zeitliche Ereignisse und Verlaufseinträge.
5. Tipps & Häufige Fragen
- Kunden suchen: In der Kundenübersicht steht eine Suchleiste zur Verfügung. Die Suche filtert die Liste in Echtzeit nach Name, Adresse und weiteren Feldern.
- Tags für Kategorisierung: Mit Tags können Sie Kunden nach eigenen Kriterien gruppieren – zum Beispiel nach Region, Branche oder Kundensegment. Tags werden in der Detailansicht des Kunden angezeigt.
- Adresse in Karte öffnen: Ein Klick auf die Adresse im Details-Tab öffnet Google Maps direkt mit der Kundenadresse.
- Kundentyp nachträglich ändern: Öffnen Sie den Bearbeitungs-Dialog über «Optionen» → «Bearbeiten» und wählen Sie den anderen Typ. Alle bisherigen Daten bleiben erhalten.
- Kunde hat keine Projekte? Das Kundenprofil zeigt immer die Anzahl verknüpfter Projekte und Rechnungen – steht dort «0», können Sie direkt aus dem Projekts-Tab das erste Projekt anlegen.