Auftragsbestätigung
Hat Ihr Kunde eine Offerte angenommen, bestätigen Sie ihm den Auftrag mit einer Auftragsbestätigung. Finito erzeugt sie mit einem Klick aus der angenommenen Offerte: dieselben Positionen und Texte, aber ohne Preise, und als Auftragsbestätigung statt als Offerte überschrieben. Dieser Artikel zeigt, was in der Auftragsbestätigung steht, wie Sie sie erstellen und wie Sie vorgehen, wenn sich der Auftrag nach der Annahme noch ändert.
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1. Was die Auftragsbestätigung in Finito ist
In Finito ist die Auftragsbestätigung kein eigener Beleg, sondern eine zweite Druckfassung der Offerte. Sie hat keine eigene Nummer, keinen eigenen Status und wird nicht separat gespeichert: Finito erzeugt das PDF bei jedem Aufruf neu aus der Offerte. Ändern Sie die Offerte, ändert sich auch die nächste Auftragsbestätigung.
Gedacht ist sie für den häufigen Fall, dass der Kunde schriftlich festgehalten haben möchte, was ausgeführt wird. Den Preis kennt er bereits aus der angenommenen Offerte. Auch für Mitarbeitende oder Subunternehmer, die den Leistungsumfang kennen sollen, aber nicht die Preise, eignet sich das Dokument.
Was in der Auftragsbestätigung steht und was nicht
| Enthalten | Weggelassen |
|---|---|
| Titel «Auftragsbestätigung» mit der Nummer der Offerte (z. B. «Auftragsbestätigung AN-2026-0042») | Einzelpreise, Rabatte, Zeilentotale |
| Ihr Briefkopf aus dem PDF-Editor, Empfängeradresse, Objektadresse | Zwischensummen, Total, Mehrwertsteuer, Skonto, Zahlungsbedingungen |
| Anrede, Einleitungstext und Schlusstext der Offerte | «Gültig bis»: eine Bestätigung läuft nicht ab |
| Alle Positionen und Gruppen mit Beschreibung, Menge und Einheit | Zusammenstellung der Gruppen und Bestellformular: beide bestehen nur aus Beträgen |
| Datenblätter der Artikel und AGB, wenn sie bei der Offerte angehängt werden | Unterschriftenblock: eine Auftragsbestätigung wird nicht unterschrieben |
Die freigewordene Breite der Preisspalten geht an die Beschreibung, das Dokument füllt also die ganze Seite.
2. Auftragsbestätigung erstellen
Die Auftragsbestätigung gibt es nur für eine Offerte mit dem Status Angenommen. Solange die Offerte auf Entwurf, Gesendet oder Abgelehnt steht, ist die Aktion ausgegraut und zeigt den Hinweis «Erst verfügbar, wenn die Offerte bestätigt ist».
Angenommen wird eine Offerte auf zwei Wegen:
- Der Kunde klickt im Offerten-Link auf «Offerte annehmen». Finito setzt den Status dann selbst (siehe Offerten erstellen, Abschnitt «Versand und Status»).
- Der Kunde sagt per Telefon, E-Mail oder mit einer unterschriebenen Offerte zu, und Sie setzen den Status im Status-Selektor der Offerte selbst auf Angenommen.
- Öffnen Sie die angenommene Offerte unter Offerten.
- Klicken Sie oben bei den Aktionen oder in der Karte «Schnell-Aktionen» auf «Auftragsbestätigung».
- Finito öffnet das PDF in der Vorschau. Von dort laden Sie es herunter oder drucken es.
- Schicken Sie das PDF Ihrem Kunden, zum Beispiel als Anhang aus Ihrem E-Mail-Programm.
Die Funktion «Offerte per E-Mail versenden» verschickt immer die Offerte, nicht die Auftragsbestätigung. Möchten Sie festhalten, welche Fassung der Kunde erhalten hat, legen Sie die heruntergeladene Auftragsbestätigung in den Dateien des Projekts ab. Finito erzeugt sie sonst bei jedem Aufruf neu.
3. Auftragsbestätigung, Offerte ohne Preise und Bestellformular
Drei Dokumente rund um die Offerte werden oft verwechselt:
| Dokument | Wofür | Preise | Wann verfügbar |
|---|---|---|---|
| Auftragsbestätigung | Bestätigt dem Kunden den angenommenen Auftrag | Nein | Nur bei Status Angenommen |
| Offerte ohne Preise | Die Offerte selbst, nur ohne Beträge, etwa als Leistungsbeschrieb für eine Ausschreibung. Sie bleibt eine Offerte, mit Titel «Offerte» und Gültigkeitsdatum. | Nein | Jederzeit, Schalter in der Offerte |
| Bestellformular | Zusätzliche letzte Seite der Offerte mit Total und Feldern für die Unterschrift. Damit bestellt der Kunde schriftlich. | Ja | Jederzeit, Schalter in der Offerte oder in den Einstellungen |
Wie Sie die Offerte ohne Preise und das Bestellformular einschalten, steht im Artikel Offerten erstellen.
4. Grenzen der Auftragsbestätigung
In manchen Branchen ist die Auftragsbestätigung ein eigener Beleg zwischen Offerte und Rechnung, mit Preisen und eigener Bestätigung durch den Kunden. Das bietet Finito heute nicht:
- Die Auftragsbestätigung zeigt keine Preise und kein Total.
- Sie hat keine eigenen Positionen. Was sich nach der Annahme ändert, ändern Sie in der Offerte.
- Der Kunde kann sie nicht per Link bestätigen. Bestätigt wird in Finito immer die Offerte.
- Der Auftragswert des Projekts kommt aus der verknüpften Offerte, nicht aus der Auftragsbestätigung.
Ändert sich der Auftrag nach der Annahme und soll der Kunde den neuen Preis bestätigen, gehen Sie deshalb über die Offerte vor, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
5. Wenn sich der Auftrag nach der Annahme ändert
Ein typischer Fall: Der Kunde hat die Offerte angenommen, bei der Besichtigung vor Ort zeigt sich, dass eine Position fehlt, etwa ein zusätzliches Gerüst oder eine weitere Wand. Der Endpreis ändert sich, und der Kunde soll ihn bestätigen.
- Angenommene Fassung sichern. Laden Sie das PDF der angenommenen Offerte herunter und legen Sie es in den Dateien des Projekts ab. Das ist wichtig: Sobald Sie die Offerte ändern, erzeugt Finito auch ihr abgelegtes PDF neu.
- Offerte anpassen. Öffnen Sie dieselbe Offerte und ergänzen oder ändern Sie die Positionen. Im Titel oder im Einleitungstext können Sie vermerken, dass es sich um die bereinigte Fassung handelt, etwa «Auftragsbestätigung nach Besichtigung».
- Zur erneuten Bestätigung senden. Setzen Sie den Status auf Gesendet zurück und schicken Sie die Offerte erneut «Als Link zur Offerte».
- Kunde bestätigt. Der Kunde klickt im Link wieder auf «Offerte annehmen». Der Auftragswert im Projekt zeigt danach automatisch den neuen Endpreis.
- Auftragsbestätigung ohne Preise erstellen Sie bei Bedarf jetzt wie in Abschnitt 2 beschrieben. Sie enthält bereits die neue Position.
Erfassen Sie einen Nachtrag nicht als zweite Offerte, wenn er zum bestehenden Projekt gehört. Ein Projekt ist mit genau einer Offerte verknüpft, und der Auftragswert ist der Betrag dieser Offerte. Eine zweite angenommene Offerte erhöht ihn nicht, sie führt zu einem eigenen Projekt.
Rechnungen auf dem bestätigten Auftrag aufbauen
Für Teil- und Schlussrechnungen arbeiten Sie im Projekt:
- Erstellen Sie Teilrechnungen im Projekt über «Rechnung erstellen» → «A-Konto», oder über die «Zahlungsteile» der Offerte. Auch diese Rechnungen gehören zum Projekt der Offerte.
- Am Ende erstellen Sie im Projekt die «Schlussrechnung». Sie übernimmt die Positionen der Offerte und zieht die Teilrechnungen des Projekts ab.
Abgezogen werden nur Teilrechnungen mit dem Status Gesendet oder Bezahlt, also nur, was Ihr Kunde tatsächlich erhalten hat. Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht. Stellen Sie offene Teilrechnungen darum, bevor Sie die Schlussrechnung erstellen.
- Rechnung direkt aus der Offerte: Brauchen Sie keine Teilrechnungen, wandeln Sie die angenommene Offerte über «In Rechnung umwandeln» in eine Rechnung mit allen Positionen um, siehe Offerten erstellen.
- Marge im Blick: Wie sich Auftragswert, fakturierter Betrag und Kosten zueinander verhalten, zeigt der Deckungsbeitrag pro Projekt.