E-Mail-Eingang: Belege per E-Mail weiterleiten
Mit dem E-Mail-Eingang erhält Ihre Organisation eine eigene, geheime E-Mail-Adresse. Leiten Sie Rechnungen und Quittungen einfach dorthin weiter – Finito legt daraus eine Ausgabe mit Beleg an. Über die Variante mit +ablage landen die Anhänge stattdessen im Ordner Posteingang der Dateiablage. Sie finden die Seite unter Einstellungen › E-Mail-Eingang.
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1. Wer den E-Mail-Eingang einrichtet
Wer die Adresse kennt, kann Belege in Ihre Buchhaltung einreichen. Deshalb ist die Seite der Organisationsverwaltung vorbehalten: Sie benötigen die Berechtigung «Organisation verwalten». Benutzerinnen und Benutzer ohne diese Berechtigung sehen den Eintrag in den Einstellungen nicht.
2. Adresse erstellen
- Öffnen Sie Einstellungen › E-Mail-Eingang.
- Klicken Sie auf E-Mail-Adresse erstellen.
- Finito zeigt Ihnen zwei Adressen. Kopieren Sie die gewünschte mit Kopieren und hinterlegen Sie sie zum Beispiel als Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Programm oder als Rechnungsadresse bei Lieferanten.
| Adresse | Was passiert mit der E-Mail |
|---|---|
demo-firma-ag-7k2xq9vfp3mh@inbox.finitopro.ch |
Jeder Anhang wird zu einer Ausgabe mit Beleg unter Buchhaltung › Ausgaben – wie
beim Telegram-Befehl /beleg.
|
demo-firma-ag-7k2xq9vfp3mh+ablage@inbox.finitopro.ch |
Die Anhänge werden in der Dateiablage im Ordner Posteingang abgelegt –
wie beim Telegram-Befehl /ablage.
|
Der vordere Teil der Adresse entspricht dem Firmennamen zum Zeitpunkt der Erstellung und dient nur der Lesbarkeit. Entscheidend ist die zufällige Zeichenfolge dahinter.
3. Zuletzt empfangene E-Mails
Unter Zuletzt empfangen sehen Sie die letzten 20 E-Mails mit Datum, Absender, Betreff, Art (Spese oder Ablage) und Status. Bei verarbeiteten Spesen führt Ausgabe öffnen direkt zur erfassten Ausgabe.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| In Bearbeitung | Die E-Mail ist angekommen und wird gerade verarbeitet. |
| Verarbeitet | Die Anhänge wurden als Ausgabe erfasst bzw. im Posteingang abgelegt. |
| Kein Anhang | Die E-Mail enthielt keinen verwertbaren Beleg. Leiten Sie die E-Mail mit dem PDF oder Foto als Anhang erneut weiter. |
| Abgelehnt | Die E-Mail wurde nicht angenommen, zum Beispiel weil sie zu gross war. |
| Fehlgeschlagen | Bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung steht in der Zeile. |
4. Neue Adresse erzeugen oder ausschalten
Halten Sie die Adresse geheim. Gelangt sie an die falschen Personen oder erhalten Sie unerwünschte E-Mails, klicken Sie auf Neue Adresse erzeugen. Finito vergibt dann eine neue Zeichenfolge.
Die bisherige Adresse funktioniert sofort nicht mehr – E-Mails an sie werden abgewiesen. Passen Sie danach Ihre Weiterleitungen und die bei Lieferanten hinterlegten Adressen an.
Mit Ausschalten deaktivieren Sie den E-Mail-Eingang ganz. Schalten Sie ihn später wieder ein, erhalten Sie eine neue Adresse.