Projektfortschritt mit Kunden teilen — Kundenportal mit Vorher-Nachher-Fotos
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Schweizer Hausbesitzer und Verwaltungen erwarten heute Transparenz: 'Wo steht das Projekt? Wie sieht der Zwischenstand aus? Wann kommt die Schlussabnahme?' Statt dieses Bedürfnis mit Anrufen und WhatsApp zu bedienen, geben Malerbetriebe ihren Kunden einen passwortgeschützten Zugang zu einem Kundenportal mit Vorher-Nachher-Fotos, Phasen-Status und Schlussabnahme-Unterschrift. Resultat: rund 60 Prozent weniger Kundenrückfragen, schnellere Schlussabnahme und ein professionelleres Branding.
Das Problem: ständige Kundenrückfragen unterbrechen die Baustelle
Während Sie auf der Baustelle die zweite Schicht Dispersionsfarbe auftragen, klingelt das Telefon. Die Kundin möchte den aktuellen Stand wissen. Eine Stunde später eine WhatsApp-Nachricht vom Hauseigentümer mit der Frage nach einem Vorher-Nachher-Foto für die Versicherung. Nachmittags ruft die Verwaltung an und fragt, wann die Abnahme stattfinden kann. Zwischendurch fotografiert der Lehrling Detailfotos auf sein privates Handy und schickt sie per E-Mail — die später unauffindbar sind. Diese Unterbrechungen kosten Schweizer Malerbetriebe 30 bis 90 Minuten pro Tag, summieren sich zu Konzentrationsverlust auf der Baustelle und verzögern die Schlussabnahme um durchschnittlich zwei Tage pro Projekt.
Die Lösung: ein Kundenportal pro Projekt
Mit Finito Pro erhält jeder Kunde — privat, Verwaltung oder Generalunternehmer — einen passwortgeschützten Zugang zu einem Kundenportal. Im Portal sieht der Kunde drei Dinge: aktueller Projekt-Status (Vorbereitung, Anstrich Phase 1, Trocknung, Abnahme), Vorher-Nachher-Fotos pro Raum oder Fassadenabschnitt, und das geplante Endedatum.
Ihre Maler dokumentieren den Fortschritt direkt auf der Baustelle mit der Finito-Mitarbeiter-App. Foto-Upload pro Raum dauert wenige Sekunden; jedes Foto wird automatisch mit GPS-Position, Zeitstempel und der entsprechenden Projekt-Phase verknüpft. Der Kunde erhält eine Push-Benachrichtigung, sobald neue Fotos hochgeladen sind. Anrufe und WhatsApp-Nachrichten reduzieren sich drastisch.
Für die Schlussabnahme bietet das Kundenportal ein digitales Abnahmeprotokoll: Sie listen die ausgeführten Arbeiten, der Kunde markiert allfällige Mängel mit Fotos und unterschreibt direkt am Tablet oder Smartphone. Das Protokoll wird als rechtssicheres PDF gespeichert und ist beidseitig jederzeit abrufbar — wichtig für die zweijährige Mängelrüge-Frist nach SIA 118.
Privatsphäre ist mitgedacht: Der Kunde sieht nur sein eigenes Projekt und nur die Daten, die Sie freigeben. Standardmässig sieht er Fortschritts-Fotos und Phasen-Status — Mitarbeiter-Stunden, Materialkosten und interne Notizen bleiben für Sie. Die Datenhaltung erfolgt revDSG-konform auf Schweizer Servern.
Konkrete Vorteile für Ihren Betrieb
- 60 Prozent weniger Anrufe und WhatsApp-Nachrichten zum Projektfortschritt
- Schlussabnahme im Schnitt zwei Tage früher — schnellere Schlussrechnung
- Vorher-Nachher-Fotos professionell organisiert (statt verstreut auf privaten Handys)
- Höhere Kundenzufriedenheit und mehr Empfehlungen durch transparente Kommunikation
- Digitales Abnahmeprotokoll als rechtssicherer Nachweis für Mängelrüge-Fristen
- Bessere Positionierung gegenüber Verwaltungen, die Transparenz erwarten
Schritt für Schritt: Kundenportal aktivieren
- 1
Projekt anlegen
Nach Annahme der Offerte wird die Offerte automatisch zum Projekt. Im Projekt-Header sehen Sie den Kunden und das geplante End-Datum.
- 2
Kunden ins Portal einladen
Klicken Sie 'Kunde einladen'. Der Kunde erhält eine E-Mail mit Link zur Selbst-Registrierung. Kein Download notwendig — funktioniert im Browser auf jedem Gerät.
- 3
Projektphasen definieren
Standardphasen für Malerarbeiten sind vorgeschlagen: Vorbereitung → Anstrich Phase 1 → Trocknung → Anstrich Phase 2 → Abnahme. Sie können Phasen ergänzen oder umbenennen.
- 4
Fotos vor Ort hochladen
Mit der Mitarbeiter-App: Foto aufnehmen → Raum auswählen → 'Vorher' oder 'Nachher' kennzeichnen. Upload erfolgt automatisch im Hintergrund (auch offline mit späterer Synchronisation).
- 5
Phasen-Status aktualisieren
Mit einem Wisch verschieben Sie das Projekt in die nächste Phase. Der Kunde erhält automatisch eine Benachrichtigung mit dem neuen Status und den aktuellen Fotos.
- 6
Schlussabnahme mit digitalem Protokoll
Am Ende des Projekts: Auf dem Tablet sieht der Kunde die Liste der ausgeführten Arbeiten, markiert allfällige Mängel und unterschreibt direkt im Bildschirm.
- 7
QR-Rechnung versenden
Nach der Abnahme klicken Sie 'In Rechnung umwandeln'. Die QR-Rechnung wird mit Verweis auf das Abnahmeprotokoll generiert.
Praxisbeispiel
Ein Schweizer Malerbetrieb mit 7 Angestellten aus dem Raum Solothurn
Der Betrieb spezialisiert sich auf Wohnungssanierungen für eine grosse Solothurner Verwaltung. 2026 wickelte der Betrieb 18 Sanierungen über das Kundenportal ab. Die Verwaltung erhielt pro Sanierung automatisch Fortschritts-Fotos und Phasen-Updates. Resultat nach zwölf Monaten: null Eskalationen, zwei Tage frühere Schlussabnahme pro Auftrag, und ein Folgevertrag für 2027 mit zusätzlich 12 Sanierungen pro Jahr.
Häufige Fragen
Sieht der Kunde Preise und interne Kosten?
Nein. Standardmässig sieht der Kunde Projektphasen, Termine, Vorher-Nachher-Fotos und das finale Abnahmeprotokoll. Mitarbeiter-Stunden, Materialeinkaufspreise und interne Notizen bleiben für Sie.
Was, wenn der Kunde das Portal nicht nutzen will?
Sie können auf E-Mail-Updates statt Portal umstellen — Phasenwechsel und neue Fotos werden dann automatisch per E-Mail versandt. Für die digitale Abnahme reicht ein Tablet vor Ort.
Können mehrere Kunden ein Projekt sehen?
Ja. Pro Projekt können Sie beliebig viele Personen einladen — zum Beispiel den Eigentümer als Hauptansprechpartner und die Verwaltung als Mitleser. Jede Person hat eigene Zugangsdaten.
Wie steht es mit dem Datenschutz?
Sämtliche Kundendaten und Fotos werden auf Schweizer Servern gespeichert und sind revDSG-konform. Der Kunde kann jederzeit seine Daten exportieren oder die Löschung verlangen.
Was ist mit der zweijährigen Mängelrüge-Frist?
Das digitale Abnahmeprotokoll ist rechtssicher gespeichert und beidseitig abrufbar. Im Falle einer Mängelrüge innerhalb der zwei Jahre nach SIA 118 dient es als Nachweis für den Zustand bei Abnahme.
Quellen
- SMGV — Maler- und Gipserunternehmer-Verband
- SIA 118 — Allgemeine Bedingungen für Bauarbeiten
- EDÖB — Datenschutz revDSG