Farbverwaltung und Materialbestellung — RAL-Codes, Bestellhistorie und Auto-Bestellung
7 Min. Lesezeit
'Welche Farbe hat die Kundin letztes Jahr bestellt?' ist die häufigste Frage in Schweizer Malerbetrieben — und meist mit Telefonaten, Lieferschein-Suche und Reklamationsrisiko verbunden. Mit digitaler Farb- und Materialverwaltung in Finito Pro speichern Sie pro Projekt RAL-Code, Hersteller, Charge und Verbrauchsmenge. Bei Nachbestellungen, Reklamationen oder Folgeaufträgen ist die Information in Sekunden verfügbar. Typischer Effekt: CHF 8'000 bis CHF 15'000 weniger Eilbestellungen pro Jahr.
Das Problem: Farbinformationen leben in Notizbüchern
Der Stammkunde aus dem letzten Jahr ruft an: 'Ich brauche dieselbe Farbe wie damals — fürs neue Esszimmer.' Niemand erinnert sich genau. Im Notizbuch des Vorarbeiters steht 'Wand weisslich-beige' und ein Lieferdatum. Im E-Mail-Archiv findet sich nach 20 Minuten die Lieferschein-Nummer. Der Lieferant teilt mit, dass die Mischung nicht mehr exakt reproduzierbar ist, weil die Charge gewechselt hat. Folge: Eilbestellung beim Premium-Lieferanten, manueller Mischvorgang, Risiko einer abweichenden Farbnuance. Solche Szenarien kosten Schweizer Malerbetriebe jährlich vier- bis fünfstellige Beträge in unnötigen Eilbestellungen, Reklamationsabwicklung und nicht abgerechneten Stunden.
Die Lösung: digitale Farb- und Materialakte pro Projekt
In Finito Pro hinterlegen Sie pro Projekt und pro Raum oder Fassadenabschnitt ein vollständiges Farbprofil: Bezeichnung, RAL- oder NCS-Code, Hersteller (Sikkens, Caparol, Boesner, Tikkurila u. a.), exakte Mischformel und die verwendete Charge. Zusätzlich erfassen Sie die Verbrauchsmenge pro Raum, sodass Sie bei Nachbestellungen direkt sehen, wie viel Material benötigt wird.
Die Verbrauchsmenge fliesst automatisch in den Lagerbestand: jedes auf eine Baustelle gebuchte Gebinde reduziert den Lagerbestand und löst bei Unterschreitung des Mindestbestandes eine automatische Bestell-Erinnerung aus. Sie können bei den wichtigsten Lieferanten direkte API-Bestellungen einrichten — typischerweise bei Sikkens Schweiz, Boesner und regionalen Grosshändlern.
Bei Folgeaufträgen suchen Sie den Kunden im CRM und sehen sofort alle früheren Projekte mit Farbinformationen — RAL-Code, Hersteller, Charge, verwendete Menge. Das System schlägt automatisch die gleiche Farbe vor und lässt Sie bei Bedarf eine Variante auswählen. Reklamationsschutz ist über die gespeicherten Chargen-Nummern gegeben.
Konkrete Vorteile für Ihren Betrieb
- Materialsuche in Sekunden statt 20 Minuten — pro Folgeauftrag 15 bis 30 Minuten gespart
- Reklamationsschutz durch gespeicherte Chargen-Nummern und Lieferdaten
- Automatische Bestell-Erinnerungen bei Mindestbestand-Unterschreitung
- CHF 8'000-15'000 weniger Eilbestellungen pro Jahr durch rechtzeitige Planung
- Bei Folgeaufträgen: 100 Prozent gleiche Farbe ohne Mischrisiko
- Direkte API-Bestellungen bei Hauptlieferanten ohne Umweg über Telefon oder Fax
Schritt für Schritt: Farb- und Materialverwaltung einrichten
- 1
Lieferanten anlegen
Stammdaten → Lieferanten. Erfassen Sie Ihre 5-10 Hauptlieferanten mit Kontakt, Konditionen und gegebenenfalls API-Zugangsdaten.
- 2
Stamm-Materialien einrichten
Stammdaten → Materialien. Erfassen Sie Ihre häufigsten Produkte (z. B. Dispersionsfarbe Sikkens Alphatex) mit Hersteller, Standardpreis und Lieferantenzuordnung.
- 3
Farbprofile pro Projekt anlegen
Im Projekt → Materialien → Neue Farbe. Erfassen Sie Bezeichnung, RAL- oder NCS-Code, Hersteller, Mischformel und die Charge des gelieferten Materials.
- 4
Verbrauch pro Raum erfassen
Pro Raum tragen Sie die verbrauchte Menge ein (z. B. '3.2 Liter Sikkens Alphatex weiss'). Der Lagerbestand wird automatisch reduziert.
- 5
Mindestbestand und Auto-Bestellung konfigurieren
Pro Material setzen Sie Mindestbestand und gewünschte Bestellmenge. Sobald der Bestand unter den Mindeststand fällt, wird automatisch eine Bestellung erstellt.
- 6
Historie für Folgeaufträge nutzen
Bei einem Folgeauftrag suchen Sie den Kunden im CRM und sehen alle früheren Farbinformationen direkt im Kundenprofil.
- 7
Reklamationen mit Chargen-Nachweis abwickeln
Bei Materialfehlern öffnen Sie das Projekt → Materialien und exportieren den Lieferschein mit Charge, Datum und Lieferantendaten.
Praxisbeispiel
Ein Schweizer Malerbetrieb mit 16 Mitarbeitenden aus der Stadt Zürich
Der Betrieb wickelte vor Finito Pro pro Jahr etwa 18 Eilbestellungen ab — zumeist, weil Materialnotizen nicht zugänglich waren oder Folgeaufträge spontan kamen. Eilzuschläge lagen bei durchschnittlich CHF 200 pro Bestellung; zusätzlich entstand Aufwand für Lieferantenanrufe und Reklamationen. Nach Einführung der digitalen Farbverwaltung mit Mindestbestand-Warnungen reduzierten sich die Eilbestellungen auf 3 pro Jahr. Reklamationen sanken um 80 Prozent.
Häufige Fragen
Wie viele Lieferanten sind direkt anbindbar?
Aktuell sind die Schweizer Hauptlieferanten Sikkens Schweiz, Caparol, Boesner und mehrere regionale Grosshändler über API integriert. Lieferanten ohne API funktionieren per E-Mail oder Fax.
Wie aktuell ist die Mischformel-Datenbank?
Die Standard-Mischformeln werden via API von den Lieferanten synchronisiert und sind in der Regel taggleich aktuell. Wenn ein Hersteller eine Formel anpasst (z. B. wegen REACH-Vorschriften), erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Kann ich alte Projekte rückwirkend digitalisieren?
Ja. Sie können historische Farbprofile per CSV-Import oder Foto-Upload (Notizbuchseite) erfassen. Üblich ist, dass Sie historische Daten nur bei Wiederbedarf einscannen.
Wie wird Materialsuchzeit für den Akkordlohn behandelt?
Materialsuchzeit ist nach Maler-GAV Arbeitszeit. Über die Zeiterfassung der Mitarbeiter-App wird die Zeit dem Projekt zugeordnet und für die Akkord-Abrechnung berücksichtigt.
Was passiert mit den Daten, wenn ich kündige?
Alle Farb- und Materialdaten können jederzeit als CSV-Export heruntergeladen werden. Nach Kündigung bleibt der Export 90 Tage zugänglich.