Wartungsplanung — hunderte Anlagen rechtzeitig gewartet ohne Excel
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Ein Haustechnik-Betrieb betreut typisch 300-1'500 Anlagen mit verschiedenen Wartungs-Intervallen. Heizung jährlich, Lüftung halbjährlich, Wärmepumpe jährlich, Klima quartalsweise. Mit Excel wird das schnell unübersichtlich. Mit Finito Pro werden Wartungs-Intervalle automatisch verfolgt und Termine im Voraus geplant.
Das Problem: Hunderte Wartungstermine in Excel
Bei 600 betreuten Anlagen pro Mitarbeitender entstehen wöchentlich 10-25 Wartungstermine. Klassisch werden sie in Excel mit Datum geplant. Bei kurzfristigen Änderungen (Kunde verschiebt, Mitarbeitender krank) wird Excel unübersichtlich. Pro Jahr verlieren Haustechnik-Betriebe 30-60 Wartungstermine — mit Versicherungs-Risiken bei Anlagen-Defekten und gesetzlichen Konsequenzen bei prüfpflichtigen Anlagen.
Die Lösung: automatische Wartungs-Planung mit Erinnerung
Pro Anlage werden Wartungsintervall und nächster Termin hinterlegt. Bei nahendem Termin erscheint die Wartung in der Wochenplanung. Bei Verschiebung des Termins wird automatisch der nächste verfügbare Slot vorgeschlagen.
Bei der Wochenplanung sehen Sie pro Mitarbeitenden die anstehenden Wartungen mit geografischer Optimierung — möglichst alle Wartungen in einer Region pro Tag.
Bei kurzfristigen Änderungen (Krankheit, Kunden-Verschiebung) wird der Termin automatisch neu zugewiesen. Der Kunde wird per SMS oder E-Mail benachrichtigt.
Konkrete Vorteile für Ihren Betrieb
- Hunderte Anlagen in einem System — kein Excel-Chaos
- Keine vergessenen Wartungen mehr
- Geografische Routen-Optimierung pro Tag
- Bei Verschiebung automatische Neu-Zuweisung
- Bei gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen lückenlose Doku
- Kunden werden automatisch über Termine benachrichtigt
Schritt für Schritt
- 1
Anlagen-Inventar einlesen
Pro Anlage Typ, Standort, Wartungsintervall, gesetzliche Vorgaben. CSV-Import möglich.
- 2
Wartungs-Verträge erfassen
Pro Kunde wird der Wartungs-Vertrag mit Konditionen (Pauschalpreis, Stundensatz, Notdienst-Bereitschaft) hinterlegt.
- 3
Mitarbeiter-Spezialisierungen definieren
Pro Mitarbeitender Qualifikationen (z. B. Wärmepumpen-Zertifikat, Klima-Zertifikat). Aufträge werden entsprechend zugewiesen.
- 4
Wochenplanung erstellen lassen
Mit Klick generiert Finito Pro die optimale Wochenplanung für alle anstehenden Wartungen.
- 5
Bei Verschiebung neu planen
Bei kurzfristigen Änderungen klick 'Re-Optimieren'. Kunden werden automatisch informiert.
- 6
Wartung dokumentieren
Pro Wartung wird die Messwert-Doku erstellt. Nächster Termin wird automatisch im Kalender eingeplant.
Praxisbeispiel
Ein Schweizer Haustechnik-Betrieb mit 32 Mitarbeitenden aus dem Raum Zürich
Vor Finito Pro verbrachte die Einsatzleitung pro Woche 12 Stunden mit Wartungsplanung — Excel, Telefon, Wege. Mit der digitalen Planung sank die Planungs-Zeit auf 2 Stunden. Vergessene Wartungen sanken von 15 pro Jahr auf 0. Drei prüfpflichtige Anlagen wurden 2026 rechtzeitig gewartet — Behörden-Bussen vermieden.
Häufige Fragen
Wie wird Wartungs-Intervall bei neuen Anlagen erfasst?
Bei Inbetriebnahme wird das Intervall aus den Hersteller-Vorgaben übernommen — bei Wärmepumpen typisch jährlich, bei Lüftung halbjährlich.
Können Kunden ihre Wartungs-Termine selber verschieben?
Ja. Über das Kunden-Portal können Kunden Termine vorschlagen oder bestätigen.
Was bei prüfpflichtigen Anlagen (z. B. Druckbehälter, Kältemittel)?
Pro Anlage-Typ sind die gesetzlichen Vorgaben hinterlegt. Bei prüfpflichtigen Anlagen ist die Doku zwingend.
Wie wird Notdienst geplant?
Notdienst-Bereitschaft wird pro Mitarbeitender im Schichtplan erfasst. Bei Notfall werden Bereitschafts-Mitarbeiter automatisch informiert.
Können konsolidierte Wartungs-Rechnungen erstellt werden?
Ja. Pro Kunde mit mehreren Anlagen können konsolidierte Quartals- oder Jahresrechnungen erstellt werden.