Projektbasierte Zeiterfassung — jede Stunde dem richtigen Projekt zugeordnet
5 Min. Lesezeit
In Agenturen ist Zeit Produkt und Geld zugleich. Wer Zeit nicht erfasst, kann nicht korrekt abrechnen — und sieht die wahren Margen pro Projekt nicht. Mit Finito Pro erfassen Designer, Entwickler und Berater ihre Zeit pro Kunde und Projekt — transparent, in Echtzeit, mit klaren Stundensätzen.
Das Problem: Zeit wird in Excel oder gar nicht erfasst
In klassischen Agenturen wird Zeit auf Excel oder Toggl erfasst — abends mit grosser Verzögerung. Die Schätzungen sind oft ungenau, vor allem bei vielen Kontextwechseln. Pro Mitarbeitender verlieren Sie 8-15 Prozent der Arbeitszeit durch ungenauen Übertrag — bei einem Mitarbeitenden CHF 8'000-15'000 entgangener Umsatz pro Jahr.
Die Lösung: Echtzeit-Zeiterfassung pro Projekt
Mit Finito Pro öffnet jeder Mitarbeitende seine Tages-Aufgaben in der App. Pro Aufgabe wird die Zeit per Start/Stopp erfasst — bei Aufgaben-Wechsel automatisch korrekt zugeordnet.
Pro Projekt sehen Sie in Echtzeit den Zeit-Verbrauch im Vergleich zum Budget. Bei Annäherung an die Budget-Grenze warnt das System — Sie können mit dem Kunden über Budget-Erweiterung sprechen.
Bei der Rechnungsstellung werden die Zeiten direkt verwendet — keine Excel-Übertragungen mehr, keine Tippfehler.
Konkrete Vorteile für Ihren Betrieb
- Präzise Zeit-Erfassung — 8-15% mehr abrechenbarer Umsatz
- Echtzeit-Budget-Übersicht pro Projekt
- Warnung bei Annäherung an Budget-Grenze
- Stunden-Daten direkt zur Rechnung
- Margen-Analyse pro Projekt für strategische Entscheidungen
- Mitarbeiter-Auslastung in Echtzeit sichtbar
Schritt für Schritt
- 1
Mitarbeiter mit Stundensatz erfassen
Pro Mitarbeitender Rolle (Junior, Senior, Designer, Entwickler) und Stundensatz. Bei Klienten-Verträgen können Sondersätze hinterlegt werden.
- 2
Projekte mit Budget anlegen
Pro Projekt Kunde, Budget (Stunden oder CHF), Stundensatz, Projekt-Phase.
- 3
Aufgaben pro Projekt definieren
Pro Projekt einzelne Aufgaben mit geschätzter Dauer. Mitarbeitende sehen die offenen Aufgaben.
- 4
Zeiterfassung per Start/Stopp
In der App Aufgabe wählen, 'Start' drücken. Bei Wechsel zu anderem Projekt: 'Stopp' und Neustart.
- 5
Tagesübersicht prüfen
Am Tagesende sieht der Mitarbeitende seine erfasste Zeit. Anpassungen sind möglich vor Bestätigung.
- 6
Bei Budget-Warnung handeln
Bei Annäherung an Budget-Grenze (z. B. 85%) erhalten Sie eine Warnung. Mit Kunden Budget-Erweiterung besprechen.
Praxisbeispiel
Eine Schweizer Agentur mit 18 Mitarbeitenden aus dem Raum Zürich
Vor Finito Pro entstanden pro Mitarbeitenden 6-10 nicht-erfasste Stunden pro Monat — bei 18 Mitarbeitenden total etwa 140 Stunden monatlich. Bei Stundensatz CHF 130 entspricht das CHF 18'000 entgangenem Umsatz pro Monat oder CHF 216'000 pro Jahr. Nach Einführung der präzisen Zeiterfassung sank der Verlust auf unter 1 Prozent.
Häufige Fragen
Können verschiedene Stundensätze pro Projekt gelten?
Ja. Pro Projekt können Sondertarife für bestimmte Kunden oder Aufgaben-Typen definiert werden — z. B. günstiger Tarif für Stammkunden, höher für Eilaufträge.
Wie wird Mehrarbeit oder Wochenendarbeit erfasst?
Pro Aufgabe können Sondertarife (Mehrarbeit-Zuschlag) automatisch aktiviert werden — basierend auf Datum und Uhrzeit.
Werden geschätzte und tatsächliche Stunden verglichen?
Ja. Pro Aufgabe sehen Sie Schätzung versus Realität. Über die Zeit verbessern sich Ihre Schätzungen — wertvoll für künftige Offerten.
Wie wird unproduktive Zeit (Meetings, Verwaltung) behandelt?
Pro Mitarbeitender wird auch nicht-projekt-bezogene Zeit (interne Meetings, Verwaltung, Akquise) erfasst — relevant für Auslastungs-Analyse.
Können Kunden ihre Stunden-Verbräuche einsehen?
Optional über das Kunden-Portal — wertvoll für transparente Abrechnung und Vertrauensbasis.