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ERP für Handwerker: Definition, Module und Auswahlkriterien

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TL;DR

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) für Handwerker ist eine Branchen-Software, die sämtliche Geschäftsprozesse eines Handwerksbetriebs — von der Offerte über die Baustelle bis zur QR-Rechnung — in einer integrierten Plattform abbildet. Im Unterschied zu allgemeiner ERP-Software (SAP, Microsoft Dynamics) sind Handwerker-ERPs auf Vor-Ort-Arbeit ausgelegt: Mobile-App für die Baustelle, Foto-Dokumentation, Material-Erfassung, Regierapporte mit Kundenunterschrift. Schweizer Lösungen integrieren zusätzlich QR-Rechnung, Saldosteuersatz und Zeiterfassung gemäss Schweizer Arbeitsrecht.

Definition

Ein Handwerker-ERP ist eine integrierte Geschäftsanwendung, die spezifisch auf Handwerksbetriebe (Maler, Elektriker, Sanitär, Schreiner, Maurer u. a.) zugeschnitten ist. Es vereint die typischerweise getrennten Module Offertenwesen, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung, Material- und Lagerverwaltung, Projektmanagement, Foto-Dokumentation und Rechnungsstellung in einer Plattform mit gemeinsamer Datenbasis. Cloud-basierte Schweizer Lösungen sind heute Standard.

Die wichtigsten Eigenschaften

1Zielgruppe: Handwerksbetriebe mit 1-100 Mitarbeitenden, oft mit mobilen Teams
2Pflicht-Module: Offerten mit Leistungskatalogen, mobile Zeiterfassung, Material, QR-Rechnung
3Mobile-First: jeder Mitarbeitende erfasst Stunden, Foto und Material direkt auf dem Smartphone
4Schweizer Spezifika: QR-Rechnung, MWST-Abrechnung (auch mit Saldosteuersatz), Lohn mit AHV/BVG
5Compliance: revDSG (Datenschutz), Art. 73 ArGV 1 (Zeiterfassung)
6Kosten: CHF 25-80 pro Benutzer pro Monat (Cloud, KMU-Klasse)
7Einarbeitung: Grundkonfiguration meist an einem Tag, Einführung im Team dauert länger

Welche Funktionen braucht ein Handwerker-ERP?

Ein gutes Handwerker-ERP deckt den vollständigen Auftragslebenszyklus ab: Kundenanfrage erfassen, Offerte mit gespeichertem Leistungskatalog erstellen, Auftrag annehmen, Material disponieren, Baustelle planen, Stunden vor Ort erfassen, Fotos zur Dokumentation hochladen, Regierapport beim Kunden digital unterschreiben lassen, anschliessend QR-Rechnung versenden und Zahlungseingang abgleichen. Bei der Auswahl lohnt es sich, drei Punkte zu prüfen: (1) wie gut die Erfassung auf dem Smartphone funktioniert, auch bei schlechtem Empfang; (2) ob Fotos mit Datum direkt im Projekt abgelegt werden; (3) ob Schweizer Anforderungen — QR-Rechnung, ISO 20022, MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz, Lohn — ohne Zusatzmodule abgedeckt sind.

Handwerker-ERP vs. allgemeine KMU Software

Funktion	Handwerker-ERP	Allgemeine KMU Software
Mobile Zeiterfassung pro Projekt	Standard	Selten
Foto-Dokumentation pro Projekt	Standard	Selten
Material-/Lagerverwaltung	Mit Lieferanten-Verlinkung	Optional
Leistungskataloge pro Gewerk	Vordefiniert	Manuell
Regierapport mit Kundenunterschrift	Digital, offline-fähig	Selten
QR-Rechnung	Nativ	Nativ
Service-Abos / Wartungsverträge	Standard	Optional

Häufige Fragen zum Handwerker-ERP

Was unterscheidet ein Handwerker-ERP von einer Buchhaltungssoftware?

Buchhaltungs- und KMU-Allround-Lösungen sind auf Finanzen und Administration ausgerichtet und oft in diesen Bereichen tiefer ausgebaut. Ein Handwerker-ERP legt den Schwerpunkt auf den Auftrag: Offerte aus dem Leistungskatalog, Zeiterfassung und Fotos auf der Baustelle, Rapport mit Kundenunterschrift und Rechnung aus den erfassten Stunden und dem Material. Welche Lösung passt, hängt davon ab, wo im Betrieb der grösste Aufwand liegt.

Brauche ich ein ERP, oder reicht eine einfache Rechnungssoftware?

Bis ca. drei Mitarbeitende und 20 Rechnungen pro Monat reicht eine Rechnungssoftware. Sobald mehrere Mitarbeitende auf Baustellen arbeiten, Zeiten erfassen und Material verbrauchen, lohnt sich ein integriertes ERP, weil sonst Stunden mit Excel-Abgleich verloren gehen.

Funktioniert ein Handwerker-ERP auch offline auf der Baustelle?

Das ist je nach Anbieter verschieden; fragen Sie konkret nach, welche Funktionen ohne Empfang gehen. In Finito Pro lassen sich Zeitrapporte auch ohne Empfang erfassen; sie werden übertragen, sobald wieder Netz da ist.

Wie integriert sich ein Handwerker-ERP mit der Buchhaltung?

Entweder ist die Buchhaltung Teil des ERP, oder Daten werden exportiert. Finito Pro enthält eine doppelte Buchhaltung mit camt.053-Import und pain.001-Zahlungsdateien, erstellt die MWST-Abrechnung als PDF und als XML für die ESTV (eCH-0217) und bietet einen Export für Abacus (AbaConnect). Ihre Treuhänderin kann einen eigenen Zugang erhalten.

Welche Branchen profitieren am meisten?

Maler, Elektriker, Sanitär, Schreiner, Dachdecker, Gipser, Maurer, Gerüstbauer, Bodenleger, Gartenbau, Reinigung, Facility Service, Haustechnik, Umzug — überall, wo mobile Teams Stunden auf wechselnden Baustellen erfassen müssen.