Einmann-Betrieb: Das komplette Büro auf dem Smartphone

330'000 Einzelunternehmen: Das Rückgrat der Schweizer Wirtschaft

Gemäss dem Bundesamt für Statistik (BFS) gibt es in der Schweiz über 330'000 Einzelunternehmen — Selbstständige, die ohne Angestellte arbeiten. Von der Handwerkerin über den IT-Berater bis zum Gartenbauer: Diese Einmann-Betriebe bilden das Rückgrat der Schweizer Wirtschaft. Ihre grösste Herausforderung? Sie müssen gleichzeitig Fachperson, Verkäufer, Buchhalter und Administrator sein.

«Einmann-Betriebe verlieren durchschnittlich 8 Stunden pro Woche mit Administration — Zeit, die nicht verrechenbar ist und direkt den Verdienst schmälert.» — KMU-Studie Schweiz

Die typische Woche eines Einmann-Betriebs

Montag bis Freitag: Fachliche Arbeit beim Kunden oder in der Werkstatt
Abende und Wochenenden: Offerten schreiben, Rechnungen erstellen, Buchhaltung nachführen
Zwischendurch: Telefonanfragen beantworten, Termine koordinieren, Material bestellen

Die Folge: Überlastung, verspätete Rechnungen, verlorene Offerten und fehlendes Controlling.

OR Art. 957: Buchführungspflicht auch für Einzelunternehmen

Das Schweizer Obligationenrecht (OR) regelt in Art. 957, wer zur Buchführung verpflichtet ist:

Wer muss Buchhaltung führen?

Umsatz über CHF 500'000.–/Jahr: Pflicht zur ordentlichen Buchführung (doppelte Buchhaltung)
Umsatz unter CHF 500'000.–/Jahr: Vereinfachte Buchführung (Milchbüchleinrechnung) genügt
Aufbewahrungspflicht: Geschäftsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden

Digitale Buchhaltung für Einmann-Betriebe

Auch mit vereinfachter Buchführung ist eine digitale Lösung sinnvoll:

Einnahmen und Ausgaben: Jede Transaktion erfassen
Belege digitalisieren: Quittungen mit dem Smartphone fotografieren
Bankabgleich: Automatischer Abgleich mit dem Bankkonto
Steuerunterlagen: Zusammenstellung für die Steuererklärung auf Knopfdruck

AHV/IV-Beiträge: Korrekt berechnen und abführen

Selbstständig Erwerbende in der Schweiz sind selbst für ihre AHV/IV-Beiträge verantwortlich:

AHV/IV für Selbstständige

Beitragssatz: 10.0% auf das Einkommen (inkl. EO)
Mindestbeitrag: CHF 514.–/Jahr (Stand 2026)
Berechnungsgrundlage: Reineinkommen gemäss Steuererklärung
Sinkende Skala: Bei Einkommen unter CHF 58'800.– gelten reduzierte Sätze
Vorauszahlung: Quartalsweise Akontobeiträge an die Ausgleichskasse

Digitale Unterstützung

Die Software hilft bei:

Einkommensschätzung: Laufende Hochrechnung des Jahreseinkommens
Akontobeiträge: Berechnung der fälligen Vorauszahlungen
Rückstellungen: Automatische Rückstellung für AHV/IV-Beiträge
Steuern: Berücksichtigung in der Liquiditätsplanung

Viele Selbstständige unterschätzen ihre AHV/IV-Beiträge und stehen Ende Jahr vor einer hohen Nachzahlung. Eine digitale Lösung, die die Beiträge laufend berechnet, verhindert böse Überraschungen.

Offerten-Vorlagen: In 5 Minuten zur professionellen Offerte

Für Einmann-Betriebe ist die Offertenerstellung oft der Flaschenhals:

Professionelle Offerten vom Smartphone

Vorlagen: Branchenspezifische Offertvorlagen mit Firmenlogo
Positionsberechnung: Material + Arbeitszeit + Zuschläge automatisch berechnen
Textbausteine: Häufig verwendete Beschreibungen als Bausteine hinterlegen
Fotodokumentation: Fotos vom Besichtigungstermin direkt einbinden
PDF-Versand: Professionelle PDF-Offerte per E-Mail oder WhatsApp versenden
Nachverfolgung: Status verfolgen — geöffnet, akzeptiert, abgelehnt

Erfolgsquote steigern

Einmann-Betriebe, die professionelle digitale Offerten versenden, berichten von:

30% höherer Auftragsquote gegenüber handschriftlichen Offerten
50% schnellerer Offerterstellung durch Vorlagen und Textbausteine
Weniger Rückfragen, weil die Offerten vollständig und verständlich sind

QR-Rechnungen mobil erstellen und versenden

Die QR-Rechnung ist in der Schweiz seit 2022 Standard. Für Einmann-Betriebe bedeutet das:

Rechnungserstellung auf dem Smartphone

Auftrag abschliessen: Arbeitszeit und Material erfassen
Rechnung generieren: Per Knopfdruck aus dem abgeschlossenen Auftrag
QR-Code: Wird automatisch mit IBAN und Referenznummer generiert
PDF versenden: Per E-Mail oder direkt über ein Kundenportal
Zahlungseingang: Automatisch abgleichen mit dem Bankkonto

ISO 20022 und Schweizer Bankstandard

IBAN: Automatische Validierung der Bankverbindung
QR-Referenz: 26-stellige Referenznummer für eindeutige Zuordnung
Strukturierte Mitteilung: Zusätzliche Informationen für den Zahler
Bankkompatibilität: Funktioniert mit allen Schweizer Banken und PostFinance

Einmann-Betriebe, die QR-Rechnungen direkt nach Auftragsabschluss versenden, erhalten ihr Geld im Durchschnitt 10 Tage früher als bei manueller Rechnungsstellung am Monatsende.

Zeiterfassung: Jede verrechenbare Stunde zählt

Für Einmann-Betriebe ist jede Stunde bares Geld. Die mobile Zeiterfassung stellt sicher, dass keine verrechenbare Stunde verloren geht:

Timer-Funktion

Ein-Klick-Start: Timer startet beim Eintreffen auf der Baustelle
Pausen erfassen: Mittagspause und Kaffeepausen automatisch abziehen
Fahrzeit: Separat erfassen und bei Bedarf verrechnen
Materialzeit: Einkaufsfahrten und Materialbeschaffung dokumentieren

Wochen- und Monatsauswertung

Verrechenbare Stunden: Wie viele Stunden wurden tatsächlich verrechnet?
Auslastung: Verhältnis Arbeitszeit zu verrechenbarer Zeit
Durchschnittlicher Stundensatz: Tatsächlich erzielter Ertrag pro Stunde
Trendanalyse: Entwicklung über Wochen und Monate

Steueroptimierung: Abzüge nicht vergessen

Selbstständige in der Schweiz können zahlreiche Ausgaben von der Steuer abziehen. Eine digitale Buchhaltung hilft, keine Abzüge zu vergessen:

Typische Steuerabzüge für Einmann-Betriebe

Fahrzeugkosten: Geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs (CHF 0.70/km)
Home Office: Anteilige Miete und Nebenkosten des Arbeitszimmers
Werkzeuge und Material: Berufsspezifische Anschaffungen
Weiterbildung: Fachkurse und Branchenveranstaltungen
Versicherungen: Berufshaftpflicht und weitere geschäftliche Versicherungen
Software und IT: Smartphone, Laptop, Software-Abonnements
AHV/IV-Beiträge: Vollständig abzugsfähig

Digitale Belegerfassung

Smartphone-Scan: Quittungen fotografieren und automatisch kategorisieren
OCR-Erkennung: Betrag, Datum und Lieferant automatisch auslesen
Kategorisierung: Automatische Zuordnung zu Ausgabenkategorien
Archivierung: 10 Jahre digital archiviert, keine Papierbelege mehr nötig

Das komplette Büro in einer App

Für Einmann-Betriebe ist es entscheidend, dass alle Funktionen in einer einzigen App verfügbar sind:

Kundenverwaltung: Kontaktdaten, Auftragshistorie, Notizen
Offerten: Professionelle Offerten erstellen und versenden
Zeiterfassung: Timer und manuelle Eingabe
Rechnungen: QR-Rechnungen mit automatischem Mahnwesen
Buchhaltung: Einnahmen, Ausgaben und Bankabgleich
Dokumente: Verträge, Belege und Fotos zentral speichern
Kalender: Termine und Aufgaben planen

Fazit: Selbstständig sein muss nicht kompliziert sein

Schweizer Einmann-Betriebe können mit der richtigen Software ihre Administration von 8 auf 2 Stunden pro Woche reduzieren. Die gewonnene Zeit fliesst direkt in verrechenbare Arbeit und erhöht den Verdienst. Finitopro bietet Einzel- und Kleinunternehmern das komplette Büro auf dem Smartphone — von der Offerte über die Zeiterfassung bis zur QR-Rechnung und Buchhaltung. Kein PC nötig, keine IT-Kenntnisse erforderlich, sofort einsatzbereit.