Architekten Software: Projektdokumente zentral verwalten

Schweizer Architekturbüros: Komplexität digital beherrschen

Die Schweiz zählt über 4'000 Architekturbüros, die meisten davon Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden. Architekturprojekte sind von Natur aus komplex: Sie erstrecken sich über Monate oder Jahre, involvieren Dutzende von Fachplanern und Unternehmern und generieren Hunderte bis Tausende von Dokumenten. Die zentrale Herausforderung ist, den Überblick zu behalten.

«In einem mittleren Bauprojekt entstehen über 2'000 Dokumente. Ohne zentrale Verwaltung ist das Chaos vorprogrammiert.» — SIA Fachpublikation

Die Dokumentenflut im Architekturbüro

Pläne: Grundrisse, Schnitte, Ansichten, Details — in diversen Versionen
Berichte: Baubeschreibungen, Gutachten, Protokolle
Korrespondenz: E-Mails, Briefe, Sitzungsprotokolle
Kostenvoranschläge: BKP-Positionen, Devisierungen, Nachträge
Verträge: Werkverträge, Planerverträge, SIA-Ordnungen
Bewilligungen: Baubewilligungen, Auflagen, Verfügungen

SIA-Leistungsphasen 31 bis 53: Strukturiert planen

Die SIA-Ordnungen (insbesondere SIA 102, 103, 108) definieren die Leistungsphasen eines Architekturprojekts. Eine digitale Projektmanagement-Software bildet diese Phasen systematisch ab:

Übersicht der SIA-Leistungsphasen

Phase 31 — Vorprojekt: Machbarkeitsstudie, erste Entwürfe, grobe Kostenschätzung
Phase 32 — Bauprojekt: Detaillierte Planung, Baubewilligungsgesuch, Kostenvoranschlag
Phase 33 — Bewilligungsverfahren: Eingabe und Nachverfolgung beim Bauamt
Phase 41 — Ausschreibung: Leistungsverzeichnisse, Offertanfragen, Vergabeantrag
Phase 51 — Realisierung: Bauleitung, Qualitätskontrolle, Terminüberwachung
Phase 52 — Inbetriebnahme: Abnahmen, Mängellisten, Übergabedokumentation
Phase 53 — Abschluss: Schlussabrechnung, Garantieüberwachung

Digitale Umsetzung

Für jede Phase definiert die Software:

Meilensteine: Wann muss welches Ergebnis vorliegen?
Verantwortlichkeiten: Wer ist für welche Leistung zuständig?
Dokumente: Welche Dokumente gehören zu dieser Phase?
Budget: Welcher Honoraranteil entfällt auf diese Phase?
Status: Wie weit ist die Phase fortgeschritten?

BIM und Planverwaltung: Versionen im Griff

Building Information Modeling (BIM) wird in der Schweizer Baubranche zunehmend zum Standard. Für Architekturbüros bedeutet dies:

Planverwaltung mit Versionskontrolle

Zentrale Ablage: Alle Pläne an einem Ort, von überall zugänglich
Versionierung: Jede Planänderung wird als neue Version gespeichert
Vergleich: Änderungen zwischen Versionen visuell darstellen
Verteilung: Aktuelle Pläne automatisch an alle Projektbeteiligten verteilen
Stempelfunktion: Pläne digital freigeben oder mit Kommentaren zurückweisen

BIM-Integration

Während vollständiges BIM eine spezialisierte Software erfordert, kann eine Projektmanagement-Software:

IFC-Dateien als Referenz speichern und verwalten
BIM-Modelle als 3D-Viewer darstellen
Kollisionsprüfungen dokumentieren und Massnahmen zuordnen
Mengenermittlungen aus BIM-Daten in den Kostenvoranschlag übernehmen

Gemäss einer Studie von Bauen Digital Schweiz nutzen bereits 45% der Schweizer Architekturbüros BIM in irgendeiner Form. Die vollständig digitale Projektverwaltung ist der logische nächste Schritt.

BKP-Kostenvoranschlag: Budgets unter Kontrolle

Der Baukostenplan (BKP) ist in der Schweiz der Standard für die Kostengliederung von Bauprojekten. Ein digitaler Kostenvoranschlag nach BKP bietet:

BKP-Struktur digital abbilden

BKP 1 — Vorbereitungsarbeiten: Abbruch, Erdarbeiten, Sondierungen
BKP 2 — Gebäude: Rohbau, Fassade, Dach, Innenausbau
BKP 3 — Betriebseinrichtungen: Aufzüge, Küchen, Spezialinstallationen
BKP 4 — Umgebung: Gartenarbeiten, Zufahrten, Spielplätze
BKP 5 — Baunebenkosten: Honorare, Bewilligungen, Versicherungen
BKP 9 — Ausstattung: Möblierung, Signalisation

Kostenkontrolle in Echtzeit

Soll-Ist-Vergleich: Budget vs. tatsächliche Kosten pro BKP-Position
Prognose: Hochrechnung der Endkosten basierend auf aktuellem Stand
Nachträge: Zusätzliche Leistungen erfassen und deren Kostenauswirkung zeigen
Berichte: Kostenstandsberichte für Bauherren automatisch generieren
Warnsystem: Alarm bei Budgetüberschreitung in einzelnen Positionen

Bauherren-Kommunikation: Transparenz schafft Vertrauen

Die Kommunikation mit dem Bauherrn ist für Architekten eine zentrale Aufgabe:

Digitales Bauherren-Portal

Projektübersicht: Aktueller Stand aller Phasen auf einen Blick
Dokumentenzugang: Relevante Dokumente zum Download
Kostenstatus: Aktuelle Kostenübersicht nach BKP
Terminplan: Meilensteine und aktuelle Termine
Entscheidungen: Offene Entscheidungen des Bauherrn mit Frist
Fotos: Regelmässige Baustellenfotos

Sitzungsmanagement

Einladungen: Automatische Sitzungseinladungen mit Traktandenliste
Protokolle: Sitzungsprotokolle direkt in der Software erstellen
Pendenzen: Offene Punkte mit Verantwortlichkeit und Termin
Nachverfolgung: Automatische Erinnerung an offene Pendenzen

Architekturbüros, die ein digitales Bauherren-Portal einsetzen, berichten von 40% weniger telefonischen Rückfragen und einer deutlich höheren Zufriedenheit ihrer Auftraggeber.

Task-Board für Bauphasen: Agiles Projektmanagement

Ein digitales Task-Board hilft Architekten, die zahlreichen Aufgaben eines Projekts zu organisieren:

Kanban-Board: Aufgaben als Karten in Spalten (Offen / In Bearbeitung / Erledigt)
Zuordnung: Jede Aufgabe wird einem Teammitglied zugewiesen
Fristen: Deadlines werden visuell hervorgehoben
Abhängigkeiten: Aufgaben, die von anderen abhängen, werden verknüpft
Filter: Nach Phase, Person, Priorität oder Frist filtern

Fazit: Zentrale Dokumentenverwaltung als Basis für Projekterfolg

Für Schweizer Architekturbüros ist eine zentrale, digitale Dokumentenverwaltung die Grundlage für erfolgreiche Projekte. SIA-konforme Leistungsphasen, BKP-Kostenvoranschläge und transparente Bauherren-Kommunikation werden durch digitale Werkzeuge nicht nur effizienter, sondern auch qualitativ besser. Finitopro bietet Architekturbüros eine Projektmanagement-Lösung, die auf die Anforderungen der Schweizer Baubranche zugeschnitten ist.